Kadry i płace w 2026 r. Aktualna interpretacja istotnych przepisów prawa pracy oraz naliczanie wynagrodzeń pracowników i zleceniobiorców

Dzień I: Zmiany w prawie pracy i czas pracy w 2026 r.

Moduł I: 
KADRY, PŁACE, UBEZPIECZENIA 2026 – KOMPENDIUM ZMIAN, WYLICZENIA I WZORY DOKUMENTÓW

1. Przejrzystość wynagrodzeń (od 24.12.2025 r.) – czyli jak rekrutować zgodnie z prawem?
1) Wymóg neutralności pod względem płci ogłoszenia o naborze na stanowisko oraz nazwy stanowiska 
a) data wejścia w życie nowego obowiązku
b) jak formułować ogłoszenia o naborze?
c) konsekwencje naruszenia obowiązku neutralności pod względem płci
2) Wymóg przebiegu procesu rekrutacyjnego w sposób niedyskryminujący – zmiana 2025 r. 
a) co oznacza niedyskryminujący przebieg procesu rekrutacyjnego?
b) jak zrealizować obowiązek?
c) konsekwencje naruszenia obowiązku niedyskryminacji
3) Informacja dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie o wynagrodzeniu oraz o regulaminie wynagradzania
a) jak sformułować informację?
b) termin podania do wiadomości osoby ubiegającej się o zatrudnienie
c) forma przekazania informacji
d) o jakich postanowieniach regulaminu wynagrodzeń poinformować osobę ubiegającą się o zatrudnienie? 
e) skutek naruszenia obowiązku
f) informacja – wzór dokumentu
4) przejrzystość i równość wynagrodzeń w UE – dyrektywa w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla kobiet i mężczyzn – czyli kto, kiedy i co będzie raportował?
a) czym jest luka płacowa i jak się ja oblicza
b) obowiązek sprawozdawczości
c) nowe informacyjne obowiązki pracodawcy
d) działania pracodawcy w oczekiwaniu na implementację dyrektywy
2. Umowy cywilnoprawne wliczane do stażu pracy – (od 01.01.2026 / 01.05.2026 r.) – czyli jak przeliczyć UW, nagrodę jubileuszową i okres wypowiedzenia?
a) rodzaje umów wliczanych do stażu pracy, dokumentowanie okresu zatrudnienia Czy zmienią się, przewidywany termin wejścia w życie 
b) oskładkowanie umów cywilnoprawnych 
c) umowy cywilnoprawne – umowy ryzyka
3. Zmiany w minimalnym wynagrodzeniu za pracę – nowa ustawa wdrażająca dyrektywę unijną – czyli o nowym terminie wypłaty wynagrodzenia UZ oraz czy wynagrodzenie zasadnicze może być poniżej minimalnego?
1) Dodatki i świadczenia oparte na minimalnym wynagrodzeniu za pracę 
- dodatku za pracę w porze nocnej,
- wynagrodzenia za czas gotowości do pracy i przestoju,
- kwoty wolnej od potrąceń,
- wysokości wpłat do PPK – wzrost obejmie zarówno składki pracodawcy, jak i pracownika,
- wynagrodzenia za czas choroby,
- odszkodowanie za  mobbing i nierówne traktowanie
-  maksymalna wysokości odprawy w związku ze zwolnieniem
2) Planowana zmiana w sposobie ustalania wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę
3) Minimalna stawka godzinowa
a) komu nie trzeba zapewniać minimalnej stawki godzinowej
b) wysokość minimalnej stawki godzinowej
c) termin wypłaty wynagrodzenia z UZ – zmiana (do 10. kolejnego miesiąca)
4. Uzupełniający urlop macierzyński – nowe uprawnienia rodziców wcześniaków – zmiana od 19.03.2025 r.
a)dodatkowy urlop dla rodziców wcześniaków - wymiar
b)hospitalizacja uprawniająca do wydłużonego urlopu?
c)wniosek o dodatkowy urlop – termin, forma, treść, załączniki
d)uprawnienie ojca do dodatkowego urlopu
e)nowe Rozporządzenie w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków
f)zmiany w Rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej 
5. Urlop macierzyński dla pracownic, które utraciły ciążę – zmiana od 06.08.2025 r.
6. Promocja zatrudnienia silversa (pracownik 50+) – zmiana od 01.06.2025 r.
a) dofinansowanie do zatrudnienia osoby na emeryturze – nowa ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia
- warunki dofinansowania
- wysokość dofinansowania
b) uprawnienia i obowiązki związane z zatrudnieniem silwersa:
- okres wypłaty wynagrodzenia chorobowego
- FP i FGŚP
- ulga dla pracującego emeryta 
- ochrona przedemerytalna – najnowsze orzecznictwo
7. Zatrudnienie cudzoziemca w 2026 r. 
a) Co z legalizacją zatrudnienia i pobytu obywateli Ukrainy po 04.03.2026 r.?
b)zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców – nowa ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej – tabela zmian
8. Zmiany w przepisach antydyskrymianycjnych i antymobbingowych 2026 – czyli co trzeba zmienić w regulaminie pracy?
a) nowa definicja molestowania (zmiana w art. 183a KP)
b) zasada równego traktowania 
- wysokość odszkodowania / zadośćuczynienia
- ciężar dowodu
- obowiązek aktywnego i stałego przeciwdziałania naruszeniu zasady równego traktowania: działania prewencyjne, reagowanie, działania naprawcze i wsparcie
c) poszerzenie katalogu obowiązków pracodawcy: przeciwdziałania naruszania godności i innych dóbr osobistych
d) nowa definicja mobbingu
e) przejawy mobbingu
f) zadośćuczynienie i odszkodowanie za mobbing według nowych zasad
g) warunki zwolnienia pracodawcy od odpowiedzialności za mobbing
h) postępowanie sądowe w sprawach o mobbing
i) nowy obowiązek pracodawcy: wprowadzenie zasad, trybu oraz częstotliwości działań (obwieszczenie / regulamin pracy)
j) termin wejścia w życie zmian
9. Planowane zmiany dotyczące maksymalnych temperatur w miejscu pracy i przy pracy na otwartej przestrzeni.
10. Zakaz palenia w miejscu pracy także e-papierosów bez nikotyny – wejście w życie 05.07.2025 r.
11. Zmiany w zasiłkach chorobowych i zwolnieniach L4
a)zmiany w kompetencjach ZUS do kontroli zaświadczeń o czasowej niezdolności do pracy
b)utrata prawa do zasiłku chorobowego – nowe zasady
12. Czas pracy 2026
a) wymiar czasu pracy w 2026 r.
b) skrócony tydzień pracy – planowane zmiany w kodeksie pracy
13. Kontrole 2026: PIP, ZUS, US, SG, PUODO
14. Kalendarz kadrowca 2026 – o jakich detalach pamiętać w 2026 roku?

Moduł II
Planowanie i rozliczanie czasu pracy w 2026 r.

1. Czas pracy w 2026 r.
•    udział w szkoleniach a czas pracy
•    praca zdalna - potwierdzanie obecności w pracy
2. Czas pracy – uregulowania wewnątrzzakładowe, które ułatwią proces zarządzania pracownikami i zoptymalizują koszty
Postanowienia obligatoryjne regulaminu pracy w zakresie czasu pracy
- wybór systemu czasu pracy – praktyczne wskazówki
- okres rozliczeniowy – praktyczne wskazówki
- pora nocna  (w tym pora nocna kierowców i pracowników młodocianych)
- potwierdzanie obecności w pracy
- warunki przebywania na terenie zakładu w czasie pracy, przed jej rozpoczęciem i po jej zakończeniu
•    wyjścia prywatne
•    zasady przebywania przez pracowników na terenie zakładu poza godzinami pracy
- usprawiedliwianie nieobecności
•    zwolnienie uprawniające do prawa do wynagrodzenia
•    zwolnienie, za które pracodawca wystawia zaświadczenie o wysokości utraconego zarobku
•    dowody usprawiedliwiające nieobecność pracownika
3. Postanowienia fakultatywne regulaminu pracy
- niedziela i święto – określenie godzin
- zmiana kodeksowego rocznego limitu godzin nadliczbowych
- okresy wliczane do czasu pracy, w szczególności przerwy w pracy:
•    15-minutowa przerwa
•    dodatkowa przerwa dla pracownika niepełnosprawnego
•    przerwa od pracy przed monitorem (czy praca przed laptopem uprawnia do przerwy)
•    przerwa na lunch
•    przerwa na karmienie dziecka piersią
•    przerwy dla pracowników niepełnosprawnych
- praca zmianowa
- wyjścia w celu załatwienia spraw prywatnych
4. Czas pracy w regulaminie wynagradzania
II. Harmonogram czasu pracy w równoważnym systemie czasu pracy
1. Zasady tworzenia harmonogramów czasu pracy: czy istnieje prawny obowiązek ustalenia? na jaki okres muszą być tworzone? sposób ogłoszenia harmonogramu. modyfikacja obowiązującego harmonogramu; najczęstsze błędy pracodawców; konsekwencje błędów
•    wymiar czasu pracy
•    planowanie dni roboczych
•    odpoczynek dobowy i doba pracownicza
•    odpoczynki tygodniowe
•    rekompensata skrócenia odpoczynku dobowego i tygodniowego według orzecznictwa SN, kiedy i komu nie trzeba zapewniać odpoczynku dobowego?
•    dni wolne od pracy
•    co czwarta niedziela wolna od pracy
•    nierównomierny rozkład czasu pracy
•    harmonogram czasu pracy niepełnoetatowca
•    harmonogram czasu pracy pracownika niepełnosprawnego
III. Praca w godzinach nadliczbowych
1. Godziny nadliczbowe
•    dobowy, tygodniowy, miesięczny i roczny limit godzin nadliczbowych
•    wyliczenie godzin nadliczbowych dobowych
•    wyliczenie godzin nadliczbowych  średniotygodniowych
•    pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy – godziny ponadwymiarowe i nadliczbowe
•    ewidencjonowanie pracy w dniu wolnym oraz ewidencjonowanie nieobecności w dniu udzielonym w zamian za pracę w dniu wolnym
•    modyfikacja obowiązującego harmonogramu ze względu na pracę w nadgodzinach
2. Rozliczenie pracy w godzinach nadliczbowych
•    wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych z uwzględnieniem najnowszego orzecznictwa SN
•    rozliczenie pracy w godzinach nadliczbowych czasem wolnym - na wniosek pracownika i z inicjatywy pracodawcy, w bieżącym i kolejnym okresie rozliczeniowym
•    miarkowanie wynagrodzenia za nadgodziny w sporach sądowych
•    bieg terminu przedawnienia wynagrodzenia za nadgodziny wg orzeczeń SN
3. Tzw. nienormowany czas pracy
•    pracownicy wykonujący pracę w nienormowanym czasie pracy
•    rekompensata za pracę poza normalnymi godzinami pracy
•    godziny nadliczbowe kadry kierowniczej wg orzeczeń SN
IV. Równoważny czas pracy a nieobecności w pracy – czyli jak liczą kadry wymiar nieobecności w pracy?
•    urlop wypoczynkowy (w tym urlop na żądanie)
•    zwolnienie – siła wyższa
•    opieka nad dzieckiem zdrowym
•    urlop opiekuńczy
V. Czas pracy na liście płac  - czyli jak liczą płace?
1. Wynagrodzenie za godziny nadliczbowe
•    wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych: jak SN rozumie „normalne wynagrodzenie” z pracę w godzinach nadliczbowych – które premie bierze się pod uwagę?
•    dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych: jak SN rozumie „wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania” - czy dodatek funkcyjny wchodzi do podstawy obliczania dodatku za nadgodziny?
•    wynagrodzenie za nadgodziny średniotygodniowe przy dłuższym niż miesięczny okresie rozliczeniowym
•    Wpływ siatki płac na wynagrodzenie za nadgodziny
•    Ryczałt za godziny nadliczbowe (zasady stosowania ryczałtu, sposób wprowadzania ryczałtu, kalkulacja wysokości ryczałtu, ryczałt za nadgodziny a nieobecność pracownika – stanowisko Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy)
•    Wpływ udzielania czasu wolnego w zamian za nadgodziny na wynagrodzenie
•    rekompensata w tym samym / innym miesiącu
2. Wpływ wyjść prywatnych na wynagrodzenie
3. Wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe pracowników niepełnoetatowych
4. Wynagrodzenie za pracę w nocy
5. Wynagrodzenie za dyżur
6. Wynagrodzenie za przerwy w systemie przerywanym
VI.  Pytania: szkolenie ma wymiar praktyczny, uczestnicy zadają pytania w trakcie trwania szkolenia


DZIEŃ 2: PŁACE

MODUŁ I

I. POTRĄCENIA Z WYNAGRODZENIA ZA PRACĘ, ZASIŁKÓW I INNYCH ŚWIADCZEŃ - WARSZTAT NA KAZUSACH
1.    Potrącenia a RODO – czy komornik może żądać od pracodawcy podania m.in. imion rodziców, numerów rachunków bankowych
2.    Dokumentacja potrąceń
a)    czy dokumentacja potrąceń powinna być przechowywana w aktach osobowych
b)    okres przechowywania dokumentacji dotyczącej zajęcia
3.    Obowiązki pracodawcy związane z dokonywaniem potrąceń
a)    na etapie przyjmowania do pracy
b)    na etapie zatrudniania
c)    na etapie rozwiązania
d)    w przypadku zbiegu tytułów egzekucyjnych komorniczych
e)    w przypadku zbiegu egzekucji komorniczej z administracyjną
f)    zakres obligatoryjnej informacji udzielanej organom egzekucyjnym (w tym: formułowanie informacji nt. zestawienia składników wynagrodzenia)
g)    termin i adresat przekazywanych zajętych kwot
4.   Potrącenia z wynagrodzenia za pracę
a)    kilka wypłat w ciągu miesiąca
b)    składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe jak jeden miesiąc
c)    potrącenia obligatoryjne
-  kategorie i kolejność
-  podstawa dokonania potrąceń
-  granice potrąceń (pojedyncze potrącenie i zbieg potrąceń)
- kwota wolna (m.in. w przypadkach szczególnych, tj.  na przełomie roku, przy kilku dniach pracy w miesiącu, na  niepełnym etacie, dla pracowników objętych „zerowym PIT”, dla uczestników PPK)
d)   potrącenia dobrowolne
- zgoda pracownika – wzór
- najczęstsze dobrowolne potrącenia (składki na zz, składki na pkzp, ubezpieczenie na życie)
- granice potrąceń i kwota wolna
e)    świadczenia wypłacane po rozwiązaniu stosunku pracy a potrącenia
f)    świadczenia rozliczane po śmierci pracownika a potrącenia
5.    Potrącenia ze świadczeń pieniężnych i niepieniężnych należnych pracownikowi
a)    świadczenia na podnoszenie kwalifikacji zawodowych dopłaty na karnety sportowe, dofinansowanie posiłków
b)    zaliczka na podróż służbową, dieta, koszty podróży służbowych
c)    potrącenia ze świadczeń z ZFŚS
d)    potrącenia z ekwiwalentu za niewykorzystany urlop
e)    odprawa (emerytalna, rentowa, z tytułu rozwiązania stosunku pracy)
f)    świadczenie urlopowe
6.    Potrącenia z wynagrodzenia z umów cywilnoprawnych
a)    granice potrąceń – wyliczenie kwoty wolnej
b)    wzór oświadczenia zleceniobiorcy
c)    świadczenia powtarzające się i jedyne źródło dochodu
d)    samodzielne zlecenie i towarzyszące umowie o pracę
7.    Potrącenia z zasiłków
a)    granice potrąceń i kwota wolna
b)    etapy dokonywania potrąceń z zasiłków
c)    zasiłek należny za więcej niż jeden miesiąc
d)    wypłata wynagrodzenia chorobowego i zasiłku chorobowego w jednym miesiącu a potrącenie
8.    Konsekwencje nieprawidłowego dokonywania potrąceń: kary dla pracodawcy naruszającego przepisy dotyczące

MODUŁ II
PDOF w 2026 r. pracowników i zleceniobiorców – krok po kroku

1.    PIT-2 krok po kroku
1)    zasady wypełniania, termin złożenia, forma, czy oświadczenia i wnioski podatnik ponawia co roku?
2)    Wspólne rozliczenie z małżonkiem
3)    nieprawidłowość w oświadczeniu / wniosku podatnika a odpowiedzialność płatnika
2.    Przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 UPDOF
1)    przychód ze stosunku pracy – czym jest (w tym: czy bezpłatny transport zapewniany pracownikom stanowi przychód)
2)     ryczałt / ekwiwalent za pracę zdalną – czy ująć w PIT-11
3)    nieodpłatne świadczenia pozapłacowe (w tym: samochód służbowy na cele prywatne, dofinansowanie podnoszenia kwalifikacji, pakiet medyczny, ubezpieczenie na życie i zdrowie)
4)    ZFŚS - limity zwolnień (świadczenia rzeczowe i pieniężne, zapomogi, dopłaty do wypoczynku), zakres zwolnienia - omówienie wybranych zagadnień.
5)    Ulgi czyli zwolnienia (dla „silversa”, dla rodzica 4+, na powrót, dla młodych) – wyjaśnienia, interpretacje, kontrowersje, rozliczenie w PIT-11
6)    kwota zmniejszająca podatek
7)    KUP (podstawowe, podwyższone KUP a bezpłatny transport zapewniony przez pracodawcę i praca zdalna)
8)    przychód otrzymany po ustaniu zatrudnienia a KUP, ulga podatkowa i zwolnienia podatkowe
9)    wypłata świadczeń na rzecz członków rodziny (po śmierci pracownika) a PIT-11: wynagrodzenie, odprawa pośmiertna, zapomoga, niespłacona pożyczka
10)    pracodawca odstępuje od dochodzenia odszkodowania i innych należności od pracownika lub umarza pożyczkę a PIT-11
11)    przychody z innych źródeł - świadczenia pracownicze kwalifikowane do tego źródła.
3.    Działalność wykonywana osobiście, o której mowa w art. 13 pkt 2, 4-9 UPDOF (UZ, UoD)
1)    Umowy cywilnoprawne, przychody członków zarządu i rad nadzorczych - rozliczenie świadczeń w ramach osobiście wykonywanej działalności.
2)    Ulga podatkowa dla zleceniobiorcy zasady potrącania przez więcej niż jednego płatnika.
3)    Świadczenia na rzecz zleceniobiorcy:
a)    podróż „służbowa” zleeniobiorcy
b)    dokształcanie
c)    szkolenia i badania BHP
4)    Ryczałtowe KUP
4.    Prawa autorskie i inne prawa, o których mowa w art. 18 UPDOF
1)    50% KUP – zasady potrącania
2)    skuteczne rozporządzenie majątkowym prawem autorskim na podstawie Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych
5.    Przychody z innych źródeł
1)    świadczenia o wartości przekraczającej 200 zł
2)    zasiłki wypłacane przez płatnika a informacja PIT.
3)    podatkowe skutki nieprawidłowości rozliczonych składek ZUS
6.    Rozliczenie podatkowe nierezydenta
1)    formularze
2)    właściwy US
3)    wysokość podatku

MODUŁ III
WYNAGRODZENIA, ODPRAWY, ODSZKODOWANIA NA LP – TECHNIKA WYLICZEŃ (WARSZTAT)

1.    Wynagrodzenie wynikającego z osobistego zaszeregowania a wynagrodzenie normalne – wyliczenie wynagrodzenia i dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych (m.in. kumulacja dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych w niedzielę, dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych w „czarnej dziurze”
2.    Ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych i za pracę w porze nocnej – zasady ustalenia wysokości
3.    Wynagrodzenie urlopowe i ekwiwalent za niewykorzystany urlop
a)    Składniki wchodzące do podstawy urlopowej / ekwiwalentowej
b)    Zmiana wymiaru etatu lub warunków płacowych a podstawa
4.    Wynagrodzenie przestojowe
5.    Zwolnienie z powodu działania siły wyższej – metoda wyliczenia wynagrodzenia
6.    Zwolnienie z pracy, za które pracodawca wypłaca wynagrodzenie – checklista
7.    Zwolnienia z pracy, za które pracodawca wystawia zaświadczenie o wysokości utraconego zarobku
8.    Odprawa emerytalna, rentowa, pośmiertna, wynikająca ze zwolnień grupowych
9.    Odszkodowanie z tytułu zakazu konkurencji
10.    Odszkodowanie za skrócony okres wypowiedzenia, za brak terminowego wydania świadectwa pracy

 

Anna Stokłosa
Radca prawny i Dyrektor Departamentu Obsługi i Doradztwa Spraw Pracowniczych w Małopolskim Instytucie Studiów Podatkowych. Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego oraz The Catholic University of America w Waszyngtonie, USA. Ukończyła studia doktoranckie na Katedrze Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych UJ oraz uczestniczyła w międzynarodowych konferencjach naukowych. Specjalizuje się w prawie pracy, zagadnieniach kadrowych i ochronie danych osobowych. Prowadzi własną kancelarię prawną i posiada bogate doświadczenie praktyczne w stosowaniu prawa, doradztwie, postępowaniach kontrolnych i sądowych. Jest doświadczonym audytorem kadrowo-płacowym i trenerem.