Cel
Cel szkolenia
Szkolenia z zakresu prowadzenia dokumentacji kadrowej skierowane są do:
• pracowników działów kadr i HR,
• osób odpowiedzialnych za administrowanie dokumentacją pracowniczą w firmach i jednostkach administracji publicznej,
• przedsiębiorców samodzielnie prowadzących akta osobowe pracowników.
Szkolenie szczególnie polecane dla osób, które chcą:
• poznać obowiązujące przepisy prawa pracy w 2025 roku,
• zrozumieć wymagania wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych,
• unikać błędów mogących skutkować nieprawidłowościami podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy,
• stosować w praktyce wzory dokumentów oraz procedury opracowane przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej.
Czego się nauczysz?
Podczas szkolenia dowiesz się m.in.:
• jakich dokumentów można wymagać od kandydata do pracy i jak przestrzegać zasad RODO podczas rekrutacji,
• jakie są aktualne zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• jak prowadzić akta osobowe w przypadku ponownego zatrudnienia pracownika,
• jak postępować, gdy ten sam pracownik zostaje zatrudniony na drugą umowę o pracę,
• czy i kiedy można przechowywać kopię dowodu osobistego w aktach osobowych,
• gdzie należy umieszczać skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie,
• gdzie powinna znajdować się kopia wydanego świadectwa pracy,
• jak postępować z dokumentacją w trakcie 50-letniego okresu przechowywania, gdy pracownik zostaje ponownie zatrudniony,
• w jakich przypadkach możliwe jest skrócenie okresu przechowywania dokumentacji,
• jakie obowiązki ciążą na pracodawcy przy przejściu z dokumentacji papierowej na elektroniczną,
• jak układać dokumenty w przypadku nałożenia na pracownika więcej niż jednej kary porządkowej,
• jakie dokumenty dotyczące czasu pracy przechowujemy w ramach ewidencji czasu pracy,
• jak sporządzić zgodną z przepisami informację o warunkach zatrudnienia.
Program
Program
1. RODO dokumenty kandydata a pracownika – co może żądać pracodawca:
• Zakres danych i informacji, których podania można wymagać w takim kwestionariuszu (stanowiska uodo i ministerstwa pracy),
• Zmiana katalogu danych osobowych, jakich pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o pracę oraz od pracownika.
• Nowy obowiązek oceny przez pracodawców, czy wszystkie z gromadzonych danych konieczne są do celu, jakim jest zatrudnienie osoby na określonym stanowisku.
• Zgoda na przetwarzanie innych danych osobowych, brak zgody lub jej wycofanie, a konsekwencje dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.
• Informowanie kandydatów do pracy i pracowników o przetwarzaniu ich danych osobowych
• Kiedy pracodawca może zatrudnić pracownika bez konieczności przeprowadzenie badań profilaktycznych
• Kiedy kierujemy kandydata na badania profilaktyczne wstępne przed czy po podpisaniu umowy o pracę
• Szkolenie wstępne ogólne bhp a podpisanie umowy, kiedy należy je przeprowadzić
• Kiedy można przyjąć do pracy pracownika bez przeprowadzania wstępnych badań profilaktycznych – rodzaj i postać dokumentów jakie należy w związku z tym zgromadzić,
• Jak należy przechowywać dokumentację rekrutacyjną i kto ma do niej dostęp?
• Czy w aktach osobowych przechowujemy CV?
• Czy można przechowywać dokumenty nadesłane przez kandydata po zakończonym okresie rekrutacyjnym?
• Co z dokumentami nadesłanymi do pracodawcy przez kandydata w przypadku kiedy nie prowadzimy rekrutacji?
2. Dokumenty pracownika :
• Zakres danych, których pracodawca może żądać na potrzeby realizowania stosunku pracy z uwzględnieniem:
• Jakie dane może zawierać kwestionariusz danych osobowych pracownika,
• Poprawne konstruowanie umowy o pracę, w tym kwestia imienia i nazwiska osoby zastępowanej w umowie na zastępstwo (stanowisko mrpips i uodo),
• Czy pracodawca może przetwarzać wizerunek pracownika
• Wyrażanie zgody na przetwarzanie danych przez pracownika na podstawie oświadczenia
• Kwestionariusz /oświadczenia pracownika zgodnie z RODO
• Przesłanki zgodnie z RODO legalnego przetwarzania danych pracownika w tym wrażliwych np. orzeczenie o niepełnosprawności?
3. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w tym akt osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami :
• Akta osobowe – forma prowadzenia papierowa czy elektroniczna
• Kiedy i jaka dokumentację pracowniczą może pracodawca prowadzić jednocześnie w formie papierowej i elektronicznej,
• Obowiązki pracodawcy w przypadku zmiany prowadzenia dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną lub odwrotnie, obowiązek informacyjny i termin realizacji
• Obowiązek informacyjny pracodawcy w stosunku do pracowników i byłych pracowników w przypadku zmiany formy prowadzenia akt osobowych
• Kidy pracodawca wydaje kopię dokumentacji a kiedy oryginały ?
• Osoby uprawnione do odbioru dokumentacji pracowniczej , kopii lub oryginału dokumentów?
• Terminu ustawowe odbioru dokumentacji pracowniczej?
• Digitalizacja dokumentacji pracowniczej i przechowywanie metadanych,
4. Dokumenty przechowywane w części A i B akt osobowych – nowe dokumenty w części E:
• Czy w części a akt osobowych przechowujemy świadectwa pracy z poprzednich okresów zatrudnienia pracownika
• Kiedy należy uzupełnić akta osobowe o dodatkową część E
• Świadectwa pracy dostarczone w trakcie zatrudnienia przechowujemy w części a czy b akt osobowych pracownika
• Czy jest obowiązek przechowywania dokumentacji dotyczącej świadczenia pracy zdalnej w aktach osobowych
• Polecenie pracodawcy pracy zdalnej – w aktach osobowych
• Wniosek pracownika o świadczenie pracy zdalnej w aktach osobowych
• Czy dokumenty płacowe przechowujemy w aktach osobowych
• Dokumentacja komornicza w aktach osobowych pracownika czy oddzielnie
• Dokumenty i dane gromadzone się na potrzeby ustalenia kwoty wolnej od potrąceń (stanowisko uodo) oraz zasady i miejsce przechowywania dokumentów zebranych w związku z potraceniami komorniczymi (stanowisko mrpips),
• Dokumenty związane z korzystaniem przez pracowników z uprawnień rodzicielskich, w tym zasady przechowywania oświadczeń związanych z korzystaniem z uprawnień rodzicielskich oraz wniosków o wolne z tytułu wychowywania dziecka w wieku do lat 14 i etap zatrudnienia, na którym należy je pozyskiwać od pracowników
• Czy w poszczególnych częściach akt osobowych przechowywane są tylko takie dokumenty, jakie są wskazane w rozporządzeniu Ministra Rodzony, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej?
• Czy w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, przechowuje się wyłącznie odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczoną za zgodność z oryginałem przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę?
• W której części akt osobowych należy przechowywać - dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej wraz z raportami
• Do której części akt osobowych wkładamy świadectwa pracy dostarczone przez pracownika a nie kandydata
• wniosek o wyrażenie lub nie wyrażenie zgody na pracę w godzinach nadliczbowych osób wychowujących dziecko do 4 lub 8 roku życia w aktach czy pod ewidencją czasu pracy
• gdzie należy przechowywać deklaracji ZUS oraz dokumentów podatkowych (stanowisko MRPiPS),
• dokumentacja zasiłkowa oraz zwolnienia lekarskie/dokumenty potwierdzające odbycie kwarantanny lub izolacji (okres ich przechowywania),
• gdzie należy przechowywać dokumentację PPK i jaki jest okres przechowywania.
• Stanowisko ministerstwa w sprawie przechowywania PIT w aktach osobowych
• Umowy o pracę pracownika po nowelizacji przepisów w 2023 roku
5. Dokumenty gromadzone w części c akt osobowych, ze szczególnym omówieniem świadectwa pracy, w tym:
• Jaka dokumentację należy przechowywać w aktach osobowych w związku z ustaniem zatrudnienia pracownika,
• Czy w części C akt osobowych znajdują się wyłącznie oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy?
• Czy świadectwa pracy z poprzednich okresów zgodnie z nowym rozporządzeniem przechowujemy w aktach osobowych, a jak tak to w jakich częściach i od czego jest to uzależnione
• Dokumenty gromadzone w związku z obowiązkiem wydania świadectwa pracy (wnioski o sprostowanie świadectwa pracy, wnioski o uzupełnienie świadectwa pracy, potwierdzenie wysłania świadectwa pracy pocztą),
• Gdzie przechowujemy informację dotyczącą długości przechowywania akt osobowych pracownika po ustaniu stosunku pracy
• Czy jest obowiązek przechowywania informacji dotyczącej niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego pomiędzy rozwiązaniem a nawiązaniem stosunku pracy z tym samym pracodawcą
• Świadectwo pracy po nowelizacji przepisów
• Zasady prostowania świadectwa pracy (m.in. Zasady postępowania z kopią nowego i kopią starego świadectwa pracy, dokumenty tworzone w przypadku częściowego uznania wniosku byłego pracownika o sprostowanie świadectwa pracy),
6. Zasady gromadzenia dokumentów w części D akt osobowych (stanowisko MRPIPS), w tym:
• Zasady przechowywania kar porządkowych wraz z dokumentacją, w przypadku gdy pracownik zostanie ukarany więcej niż jedną karą porządkową w roku nienagannej pracy
• Obowiązek numeracja części D akt osobowych
7. Nowa część E akt osobowych:
• Jakie dokumenty należy przechowywać w części E?
• Czy dokumenty znajdujące się w części E akt osobowych pracownika przechowuje się w częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery E1, E2 i kolejne?
8. Zakres dokumentów wchodzących w skład pozostałej dokumentacji pracowniczej
• wnioski urlopowe gdzie je przechowywać
• czy mogą być przechowywane w formie papierowej czy elektronicznej
• jak długo przechowujemy wnioski urlopowe
• zasady udzielania urlopu wypoczynkowego dla pełnoetatowa i niepełnoetatowca
• zasady udzielania urlopu dodatkowego
• wniosek urlopowy o urlop okolicznościowy, urlop bezpłatny – gdzie i jak długo przechowujemy
• dokumentacja dotycząca rejestrowania czasu pracy
• czy muszą być listy obecności
• jak długo należy przechowywać listę obecności – stanowisko ministerstwa
• jakie elementy musi zawierać ewidencja czasu pracy
• co rejestrujemy w ewidencji czasu pracy
• praktyczne aspekty ewidencji czasu pracy
• jakie dokumenty przechowujemy pod ewidencją czasu pracy
• czy dla każdego pracownika musimy prowadzić ewidencję czasu pracy
• jak długo przechowujemy grafiki harmonogramy czasu pracy
9. Szczegółowa informacja o warunkach zatrudnienia:
• O jakich dodatkowych informacjach należy poinformować pracownika i co powinno się znaleźć w nowej informacji o warunkach zatrudnienia?
• Czy dla wszystkich pracowników można stworzyć jeden wzór informacji o warunkach zatrudnienia?
• Czy wszyscy pracownicy powinni otrzymać informację do warunków zatrudnienia w nowej wersji?
• Czy informacje o warunkach zatrudnienia należy przekazać w formie papierowej, czy elektronicznej i na jakich zasadach?
• Czy w informacji do umowy można podać zapisy regulaminu tylko w postaci podstawy prawnej?
• Czy w informacji dodatkowej należy wskazać wszystkie składniki wynagrodzenia, czy można odesłać pracownika do zapisów regulaminu wynagradzania?
10. Nowe nieobecności pracownicze
• urlop opiekuńczy zasady udzielania urlopu opiekuńczego, gdzie przechowujemy wnioski, zasady udzielania urlopu pracownikowi
• czy pracodawca jest zobowiązany każdorazowo udzielić pracownikowi urlopu opiekuńczego
• Zasady i forma udzielania dni wolnych w związku z siłą wyższą. Czy pracodawca może odmówić udzielenia dni wolnych. Termin udzielenia dni wolnych
• Wynagrodzenia pracownika w trakcie wykorzystywania dwóch dni wolnych w związku z siłą wyższą
• Urlop opiekuńczy a uprawnienia pracownicze
• Urlop opiekuńczy a wysokość wynagrodzenia pracownika
11. Zmiany dotyczące mobbingu
• Nowa definicja mobbingu i większa odpowiedzialność pracodawców
• Resort pracy chce skuteczniej walczyć z mobbingiem w firmach
• Czy mobbing może być stosowany nieświadomie? Jakie są tego konsekwencje?
• Czym różni się mobbing od zwykłego kierowania pracą przez przełożonego?
• Jakie są cechy mobbingu?
• Jak długo musi trwać mobbing, aby można było dochodzić swoich praw?
• Dyscyplina pracy a mobbing?
• Jakie prawa i obowiązki mają pracodawcy w związku z przeciwdziałaniem mobbingowi?
• Kto może być sprawcą mobbingu?
