Nowe przepisy wprowadzają dodatkowe ulgi dla pracowników w zależności od wysokości zarobków.

Polski Ład zmienia algorytm liczenia wynagrodzeń pracowniczych. Od 2022 roku dochód od którego organ podatkowy nie naliczy podatku dochodowego wyniesie 30 000 zł brutto, a wysokość kwoty zmniejszającej podatek określonej w pierwszym przedziale skali podatkowej za dany rok wyniesie 5 100 zł, co daje miesięcznie kwotę 425 zł.
Na mocy ustawy z 29 października 2021 o zmianie ustaw o podatku dochodowym i niektórych innych ustaw wprowadzono do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych dodatkową ulgę dla pracowników oraz przedsiębiorców. Z brzmienia nowych przepisów wynika, że podstawę obliczenia podatku stanowi dochód po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne potrąconych w roku podatkowym przez płatnika ze środków podatnika oraz ulgi dla pracowników.

Przepis zawiera dwa wzory obliczania tej ulgi. Jednak przy jej obliczaniu trzeba zastosować jeden wzór właściwy dla wysokości osiąganych przez pracownika przychodów rocznie.

Zgodnie z art. 26 ust.4a ustawy o PIT kwotę ulgi dla pracowników lub podatników osiągających przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej, o której mowa w ust. 1 pkt 2aa, oblicza się według wzoru:

1. (A × 6,68% - 4566 zł) 1) ÷ 0,17, dla A wynoszącego co najmniej 68 412 zł i nieprzekraczającego kwoty 102 588 zł,
2. (A × (-7,35%) + 9829 zł) 1) ÷ 0,17, dla A wyższego od 102 588 zł i nieprzekraczającego kwoty 133 692 zł

- w którym A oznacza sumę uzyskanych przez podatnika w roku podatkowym i podlegających opodatkowaniu zgodnie ze skalą podatkową przychodów m.in. ze stosunku służbowego, stosunku pracy.

Zatem ww. kwota ulgi dla pracowników jest stosowana, jeżeli suma uzyskanych w roku podatkowym przychodów obliczona zgodnie z ust. 4a wynosi co najmniej 68 412 zł i nie przekracza kwoty 133 692 zł. Jeśli pracownik zarabia więcej Polski Ład wprowadza drugą ulgę, tzw. ulgę dla klasy średniej.

Po zmianie przepisów zgodnie z art. 32 ust.2a ustawy o PIT za miesiące, w których podatnik uzyskał w tym zakładzie pracy przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej i spółdzielczego stosunku pracy w wysokości wynoszącej od 5701 zł do 11 141 zł, które podlegają opodatkowaniu na zasadach określonych w skali podatkowej płatnik pomniejsza dochód o kwotę ulgi dla pracowników w wysokości obliczonej według wzoru:

1. A × 6,68% - 380,50 zł) 1) 0,17, dla A wynoszącego co najmniej 5701 zł i nieprzekraczającego kwoty 8549 zł,
2. (A × (-7,35%) + 819,08 zł) 1) 0,17, dla A wyższego od 8549 zł i nieprzekraczającego kwoty 11 141 zł

- w którym A oznacza uzyskane w ciągu miesiąca przychody m.in. ze stosunku służbowego, stosunku pracy, które podlegają opodatkowaniu według skali podatkowej.

W rozumieniu nowych przepisów należy wnioskować, że ulga dla klasy średniej będzie stosowana, jeżeli pracownik zarabia miesięcznie u jednego pracodawcy co najmniej 5 701 zł brutto i nie więcej niż 11 141 zł brutto miesięcznie. Z rozumienia przepisu wynika również, że jeśli w określonym miesiącu pracownik otrzyma wyższą pensję, zakładając 7 000 zł, ponieważ otrzymał nagrodę, to pracodawca zastosuje za ten miesiąc ulgę dla klasy średniej. Dodatkowe ulgi mają zrekompensować pracownikowi brak możliwości odliczenia od podatku składki na ubezpieczenie zdrowotne. Jednak jeśli pensja wynosi 12 800 zł miesięczne to pracownik otrzyma mniej „ na rękę”. Ministerstwo Finansów opracowało kalkulator wynagrodzeń według Polskiego Ładu pozwalający oszacować pensję netto. Możemy go znaleźć pod nw. linkiem.
https://www.podatki.gov.pl/polski-lad/kwota-wolna-polski-lad/kalkulator-wynagrodzen-polski-lad/

Lidia Rubińska, Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO

Nocleg w samochodzie nie zwalnia pracodawcy z obowiązku wypłaty ryczałtu.

Wypłata świadczeń z tytułu podróży służbowych dokonywana jest zgodnie z art. 775 § 3-5 kodeksu pracy. Powołane przepisy oznaczają, że pracodawca z poza sfery budżetowej powinien ustalić warunki wypłaty należności z tytułu podróży służbowej w umowie o pracę, układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania.

Według art. 775 § 2-5 kodeksu pracy, w przypadku, gdy układ zbiorowy pracy nie zawiera szczegółowych postanowień w tym zakresie to pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej na podstawie przepisów rozporządzenia określającego wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Zgodnie z tym rozporządzeniem diety oraz ryczałty za nocleg zależą od kraju docelowego podróży służbowej pracownika. Z § 8 rozporządzenia wynika, że za nocleg w hotelu podczas podróży krajowej przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości nie wyższej za jedną dobę niż dwudziestokrotność stawki diety. Wydatek ten jednak pracownik musi udokumentować rachunkiem. Jeżeli pracownik nie posiada rachunku lub pracodawca nie zapewnił bezpłatnego noclegu to pracownikowi przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety.

Należy pamiętać, że podstawę wymiaru składek ubezpieczeniowych stanowi przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Z interpretacji organu skarbowego wynika, że ryczałt za nocleg w podróży służbowej pracownika jest przychodem zwolnionym z podatku dochodowego. Wobec tego jeśli ww. ryczałt nie podlega opodatkowaniu to również nie będzie oskładkowany.

Zatem jeśli pracownik na stanowisku kierowcy odbywa podróż służbową w kraju i otrzymuje od pracodawcy ryczałt za nocleg w kabinie samochodu to świadczenie to nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego.

Pismo z dnia 2 grudnia 2019 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0113-KDIPT2-2.4011.535.2019.1.MK „ stwierdzić należy, że otrzymywany przez kierowców - pracowników wnioskodawcy ryczałt za nocleg w kabinie samochodu, w sytuacji gdy świadczenie to wypłacane będzie z tytułu odbywania przez nich podróży służbowej w rozumieniu analizowanych przepisów, będzie korzystał ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy, w wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej.”

Lidia Rubińska, Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO

Pracownik ma prawo do odpoczynku po zakończonej w nocy podróży służbowej.

Zgodnie z art. 29 § 1 kodeksu pracy umowa o pracę określa strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy, a w szczególności rodzaj pracy, miejsce wykonywania pracy, wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, wymiar czasu pracy i termin rozpoczęcia pracy.

Wymiar czasu pracy oznacza przede wszystkim rozmiar zatrudnienia, tzw. pełen etat lub część etatu. W drugim przypadku może on również określać dzienną lub tygodniową normę czasu pracy. 

Z czasem pracy związany jest czas pracownika spędzony w podróży służbowej. Nie stanowi problemu, jeśli podróż służbowa odbywa się w godzinach pracy. Powstaje pytanie jak rozliczyć czas pracy, jeśli pracownik wraca z podróży służbowej w późnych godzinach nocnych.

W takim przypadku pracownik powinien mieć zapewnioną przerwę w celu minimalnego wypoczynku. Zgodnie z zasadami ogólnymi wynikającymi z art. 132 § 1 kodeksu pracy każdy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę ma prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku. Pojęcie odpoczynku związane jest z dobą pracowniczą i jest to okres 24 godzin z momentem rozpoczęcia pracy przez danego pracownika wskazanym w rozkładzie czasu pracy. 

Pracodawca nie ma wpływu na godziny powrotu pracownika z podróży służbowej. Wobec tego w przypadku późnego powrotu z podróży służbowej pracodawca nie zawsze ma możliwość zapewnienia pracownikowi minimalnego dobowego wypoczynku. Rekompensatą niezapewnionego wypoczynku może być rozpoczęcie pracy przez pracownika w następnym dniu w godzinach późniejszych lub udzielenie pracownikowi dnia wolnego.

Zgodnie z § 1 i § 3 pkt 5 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.

Wśród przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy może być m.in. podróż służbowa. Zatem jeśli podróż służbowa uniemożliwiła przybycie do pracy to pracownik w celu usprawiedliwienia nieobecności powinien złożyć oświadczenie potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.

Lidia Rubińska, Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO

Pracodawca nie musi wypłacać dodatku za pracę w warunkach szkodliwych dla zdrowia.

Przepisy prawa pracy oraz przepisy bhp nie przewidują wypłaty dodatku do wynagrodzenia, jeśli występują w zakładzie pracy czynniki zagrażające zdrowiu pracownika. Jednak nic nie stoi na przeszkodzie aby pracodawca wypłacał taki dodatek pracownikowi. Postanowienia o wypłacie dodatku do wynagrodzenia za pracę w warunkach szkodliwych powinny być zawarte w regulaminie pracy lub w układzie zbiorowym pracy.

Obowiązkiem pracodawcy jest jednak zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Zgodnie z art. 207 § 1 i § 2 Kodeksu pracy pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy. Pracodawca zobowiązany jest chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie im bezpiecznych warunków pracy, przestrzeganie w zakładzie pracy przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.

Pracodawca ma także obowiązek reagować na potrzeby pracowników w zakresie zapewnienia ochrony ich zdrowia i życia, m.in. powinien dostosowywać środki podejmowane w celu doskonalenia istniejącego poziomu ochrony zdrowia i życia pracowników, biorąc pod uwagę zmieniające się warunki wykonywania pracy. Przepisy kodeksowe wskazują, że nie wolno obciążać pracowników kosztami działań w celu zapewnienia przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Koszty te ponosi wyłącznie pracodawca.

W celu zminimalizowania negatywnych skutków pracy w warunkach szkodliwych Kodeks pracy przewiduje wprowadzenie systemu skróconego czasu pracy. Zgodnie z art. 145 § 1 Kodeksu pracy skrócenie czasu pracy poniżej wymaganych norm dla pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia może polegać na ustanowieniu przerw w pracy wliczanych do czasu pracy. Przepisy kodeksowe wprowadzają również zasadę, że czas pracy pracowników zatrudnionych na stanowiskach pracy, na których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń czynników szkodliwych dla zdrowia nie może przekraczać 8h lub może być krótszy niż 8 g dziennie. Pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas nieprzepracowany w związku ze zmniejszeniem z tego powodu wymiaru jego czasu pracy.
W kwestii czasu pracy w warunkach szkodliwych wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 28 października 2015 r., sygn. I UK 481/14 w którym czytamy, że „stosownie do art. 148 pkt 1 k.p. w systemach i rozkładach czasu pracy, o których mowa w art. 135-138, 143 i 144 k.p., czas pracy pracowników zatrudnionych na stanowiskach pracy, na których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń lub natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia nie może przekraczać 8 godzin. Pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas nieprzepracowany w związku ze zmniejszeniem z tego powodu wymiaru jego czasu pracy. Z przepisu tego oraz art. 226 k.p. wynika, że pracodawca, po dokonanej ocenie ryzyka zawodowego związanego z wykonywaną pracą, może ustalić czas pracy osób zatrudnionych w szczególnych warunkach w wymiarze poniżej 8 godzin dziennie; z zachowaniem prawa do pełnego wynagrodzenia.”

Lidia Rubińska, Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO

Wykonywanie pracy nie musi mieć charakteru pracowniczego jednak umowa o pracę nie powinna posiadać cech umowy zlecenia.

Zgodnie z art. 25 § 1 i 2 kodeksu pracy umowę o pracę zawiera się na okres próbny, na czas nieokreślony albo na czas określony. Umowa na okres próbny jest zawierana na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w celu sprawdzenia kwalifikacji pracownika oraz możliwości jego zatrudnienia przy wykonywaniu określonego rodzaju pracy.

Należy pamiętać, że zgodnie z art.22 § 1 kodeksu pracy nawiązując umowę o pracę pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.

Umowa zlecenie jest odrębnym stosunkiem prawnym, do którego nie stosuje się przepisów kodeksu pracy tylko przepisy kodeksu cywilnego. W rozumieniu art.734 § 1 przepisów kodeksowych przez umowę zlecenia przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie. Zatem celem umowy zlecenia nie jest „wypróbowanie” pracownika lecz wykonywanie określonych czynności na rzecz zlecającego.

W praktyce niekiedy trudno odróżnić umowę o pracę od umowy zlecenia. Jednak art. 22 § 12 kodeksu pracy wyraźnie wskazuje, że nie jest dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną z cechami właściwymi dla umowy o pracę. Wobec tego na gruncie powołanego przepisu nie należy zawierać umów zlecenia na okres próbny. Alternatywą zleceniodawcy dla oceny i przydatności osoby wykonującej dane czynności jest zawarcie umowy zlecenia na czas określony.

W kwestii wykonywania pracy w ramach umowy zlecenia wypowiedział się Sąd Apelacyjny w Szczecinie w wyroku z dnia 28 lutego 2019 r., sygn. III AUa 502/18 -„w świetle art. 22 § 11 k.p. oceny charakteru umowy należy dokonywać nie tylko na podstawie przyjętych przez jej strony postanowień, które mogą mieć na celu stworzenie pozoru innej umowy, lecz także na podstawie faktycznych warunków jej wykonywania.(…).Przedmiotem umowy zlecenia może być świadczenie pracy. Zatem zatrudnienie nie musi mieć charakteru pracowniczego i praca może być świadczona także na podstawie umów cywilnoprawnych, w tym umowy zlecenia. Jeżeli zawarta przez strony umowa zawiera cechy umowy o pracę oraz umowy cywilnej to dla oceny uzgodnionego przez jej strony rodzaju stosunku prawnego decydujące jest ustalenie, które z tych cech mają charakter przeważający.”

Lidia Rubińska, Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO

Pakiety medyczne jako element wynagrodzenia stanowią koszt podatkowy w dacie ich zakupu.

Zakup pakietów medycznych dla pracowników i członków ich rodzin może stanowić koszt uzyskania przychodu dla pracodawcy. Organy skarbowe potwierdzają w swoich interpretacjach, że koszty zakupu pakietów stanowią koszty związane z prowadzoną działalnością gospodarczą pracodawcy i są częścią wynagrodzenia pracowniczego.

Ogólne zasady zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodu wynikają z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT zgodnie, z którym kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Zdaniem fiskusa za koszty uzyskania przychodu należy uznać takie wydatki, które są racjonalnie i gospodarczo uzasadnione co oznacza, że wskutek ich poniesienia pracodawca może spodziewać się zachowania lub zwiększenia swoich przychodów.

Zgodnie z przepisami podatkowymi do kosztów uzyskania przychodów pracodawca ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno bezpośrednio oraz pośrednio związane z przychodami, o ile zostały prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów. Zatem istnieje możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych pracodawcy wydatków na sfinansowanie lub dofinansowanie pakietów medycznych zarówno w części przypadającej na pracownika jak i na członków ich rodzin. Koszty te należy wykazać jako pośrednie koszty uzyskania przychodu w dacie poniesienia wydatków, a więc w dacie zakupu pakietów medycznych.

Pismo z dnia 15 czerwca 2020 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB2-1.4010.124.2020.1.AM „Co do zasady, kosztami uzyskania przychodów są m.in. tzw. "koszty pracownicze". Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Biorąc pod uwagę, że uprawnienie pracowników Wnioskodawcy do nabycia po obniżonych cenach pakietów medycznych będzie wynikało z regulaminu wynagradzania lub z innych obowiązujących w Spółce przepisów o wynagradzaniu - koszt dofinansowania pakietów medycznych będzie stanowił koszt wynagrodzenia zasadniczego (przekazywanego w postaci pozapłacowego świadczenia polegającego na możliwości zakupu usług po cenach niższych niż detaliczne). W tym zakresie nie ulega zdaniem Wnioskodawcy wątpliwości, że koszty dofinansowania Pakietów Medycznych stanowią koszty pracownicze związane z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą oraz ponoszone są w celu uzyskania przychodów. Mając na uwadze powyższą argumentację Wnioskodawca stoi na stanowisku, że wydatki ponoszone przez Spółkę na dofinansowanie Pakietów Medycznych (zarówno w części przypadającej na pracowników, jak i na członków ich rodzin oraz partnerów), pod warunkiem ich prawidłowego udokumentowania, mogą stanowić dla Spółki koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.”

Lidia Rubińska, Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO

Osoby współpracujące z przedsiębiorcą to wyłącznie osoby wymienione w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych.

Z literalnego brzmienia art. 8 ust.11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych „sus” wynika, że za osobę współpracującą z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność, zleceniobiorcami oraz z osobami fizycznymi, wskazanymi w art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców, o której mowa w art. 6 ust. 1 pkt 4-5a, uważa się małżonka, dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione, rodziców, macochę i ojczyma oraz osoby przysposabiające, jeżeli pozostają z nimi we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu tej działalności lub wykonywaniu umowy agencyjnej lub umowy zlecenia; nie dotyczy to osób, z którymi została zawarta umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego.

Cytowany przepis oznacza, że o statusie osoby współpracującej decyduje współpraca przy prowadzeniu działalności gospodarczej, powiązania rodzinne z osobą prowadzącą działalność gospodarczą oraz prowadzenie wspólnego gospodarstwa domowego. Wspólne gospodarstwo domowe to inaczej wspólny budżet, pomoc w załatwianiu codziennych spraw życiowych. O prowadzeniu wspólnego gospodarstwa decyduje więź gospodarcza i rodzinna między osobami i nie ma znaczenia, że osoby te mogą posiadać różne adresy zameldowania lub zamieszkania.

Osobą współpracującą w rozumieniu ustawy o sus jest również małżonek przedsiębiorcy, który stale współdziała przy prowadzeniu działalności gospodarczej w ramach umowy o pracę. W takim prypadku zatrudniony małżonek przedsiębiorcy będzie podlegał ubezpieczeniom społecznym jako osoba współpracująca a nie jak pracownik. Należy podkreślić, że jeśli osoba spełnia kryteria określone dla osób współpracujących mimo zawarcia umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej to dla celów ubezpieczeń społecznych jest traktowana jako osoba współpracująca, a nie jak pracownik czy zleceniobiorca.

Jak wskazuje powołany wyrok Sądu Najwyższego osoby współpracujące z mocy prawa podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu oraz ubezpieczeniu wypadkowemu. Ubezpieczenie chorobowe jest dla nich dobrowolne. Składki za osobę współpracującą opłaca przedsiębiorca.

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 14 maja 2020 r., sygn. I UK 258/19 „Ubezpieczenie społeczne osób współpracujących powstaje z mocy prawa, a nie na skutek zgłoszenia do ubezpieczenia. Jeśli dana osoba spełnia kryteria z art. 8 ust. 11 ustawy systemowej, to zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 5 tej ustawy podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu, a według art. 12 ust. 1 ustawy ubezpieczeniu wypadkowemu. Posiadanie takiego statusu uprawnia ją do objęcia dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym (art. 11 ust. 2 ustawy systemowej)."

Lidia Rubińska, Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO

Zwolnienie z podatku dochodowego świadczeń finansowanych z ZFŚS objęte jest limitem.

Karty podarunkowe dla dzieci pracowników ufundowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) stanowią przychód pracownika zwolniony z podatku dochodowego od osób fizycznych. Zwolnienie to jednak jest limitowane. Ustawą z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw dodano do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych art. 52l pkt 3, zgodnie z którym limit zwolnienia świadczeń rzeczowych oraz pieniężnych finansowanych przez pracodawcę z ZFŚS zwiększył się i wynosi 2000 zł w roku podatkowym. Powyższy przepis wszedł w życie w dniu 31 marca 2020 r.

Zgodnie z ustawą o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych, działalność socjalna to usługi świadczone przez pracodawców m.in. na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. Przyznawanie świadczeń z ZFŚS jest uzależnione od sytuacji materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

Z powołanych przepisów wynika, że pracodawca może przeznaczać środki z ZFŚS na finansowanie różnych świadczeń, a więc m.in. na zakup kart płatniczych zasilanych środkami pieniężnymi z ZFŚS, którymi pracownik może płacić w sklepach honorujących dany rodzaj karty. Zgodnie z art.21 ust.1 pkt 67 ustawy o PIT karta taka stanowi świadczenie pieniężne korzystające ze zwolnienia podatkowego. Limit zwolnienia nie może przekroczyć 2000 zł w roku podatkowym.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z dnia 13 sierpnia 2021 r., sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.489.2021.1.GG – wskazuje, że „w przypadku przekazania pracownikom kart podarunkowych, zasilonych środkami pieniężnymi z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, przychód pracowników z tego tytułu będzie korzystał ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych do kwoty 2 000 zł w roku podatkowym, zgodnie z brzmieniem art. 21 ust. 1 pkt 67 w zw. z art. 52l pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W konsekwencji, gdy łączna wartość świadczeń rzeczowych i pieniężnych otrzymanych przez pracownika nie przekroczy w roku podatkowym wartości 2 000 zł, po stronie pracodawcy nie powstaną obowiązki płatnika z tego tytułu, w tym obowiązek doliczenia wartości świadczenia do przychodu podatkowego danego pracownika oraz obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych”.

Lidia Rubińska, Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO

Jednym z niewielu pozytywnych aspektów, które przyniosła Polakom pandemia, była możliwość przetestowania, co oznacza w praktyce praca zdalna. I dla większości to doświadczenie okazało się pozytywne. Dziś możliwość wykonywania choćby części zadań zawodowych z domu staje się coraz bardziej pożądanym benefitem dla pracowników. Dotyczy to także banków. Jak instytucje finansowe będą reagować na to oczekiwanie?

W opublikowanych w końcu maja tego roku badaniach „Finansowy Barometr ING” można było przeczytać, że w czasie pandemii 8 mln Polaków pracowało zdalnie. Autorzy badań postawili też tezę, że prawdopodobnie ta forma świadczenia pracy nie straci na popularności, kiedy zagrożenie COVID-19 przejdzie do historii.

W Polsce aż 55 proc. pracujących zadeklarowało w badaniu, że wykonuje zawód, który w razie potrzeby umożliwia pracę zdalną. Jednak tylko 22 proc. Spośród nich twierdziła, że pracuje zdalnie w pełnym wymiarze czasu. Oznaczałoby to ok. 2 mln pracujących. Natomiast jeśli brać pod uwagę tych, którzy w jakimś wymiarze czasu (najczęściej do 50 proc.) pracują zdalnie, to liczba ta rośnie właśnie do tych ok. 8 mln. Spośród nich aż 54 proc. nie miało doświadczenia pracy zdalnej przed pandemią. – 81 proc. Polaków deklaruje, że ich domy i mieszkania są odpowiednie do tego, by spędzać w nich dużo czasu, np. pracując zdalnie, mimo że Polacy żyją w stosunkowo niewielkich lokalach (na osobę przypada w naszym kraju 28 m2 powierzchni mieszkalnej wobec 42 m2 przeciętnie w UE).

Paradoksalnie jest nam ogólnie łatwiej (56 proc. odpowiedzi) osiągnąć równowagę między życiem prywatnym i zawodowym (work-life balance), gdy pracujemy zdalnie, niż gdy jeździmy do biura. 54 proc. badanych deklaruje, że pracuje w ten sposób bardziej efektywnie, a 46 proc. jest przeciwnego zdania. Nie odpowiadają nam natomiast telekonferencje. 62 proc. pracujących zdalnie mówi, że woli się spotykać z kolegami i koleżankami z pracy osobiście – komentował wyniki badań Karol Pogorzelski, ekonomista w ING Banku Śląskim.

Czy więc w ING Banku Śląskim pracownicy mogą się spodziewać powszechnego przejścia na telepracę? W banku zastrzegają, że obecnie rozważane są rożne scenariusze, ale na pewno model hybrydowy zagości w organizacji na dłużej. Już przed pandemią ING umożliwiało pracownikom pracę zdalną, ale ubiegły rok i ostatnie miesiące pokazały, że praca w takiej formule może być wykorzystywana w szerszym zakresie. Przedstawiciele banku nie chcą jednak deklarować, jaki może być udział procentowy pracy zdalnej w skali całej organizacji, ponieważ model pracy jest dostosowywany do potrzeb jednostek biznesowych, a te są rożne.

Większość nie chce powrotu do biur na stałe

Tymczasem wyniki opublikowanego w lipcu tego roku badania firmy Kincentric „Creating a Sustainable Hybrid Workforce Strategy” pokazują, że pracownikom wcale nie uśmiecha się powrót do biur. Zdecydowana większość oczekuje utrzymania przynajmniej częściowego systemu pracy zdalnej. Pracownicy, którym dojazd do pracy zabiera do kwadransa, deklarują zazwyczaj swoją gotowość do powrotu do biura i tradycyjnego modelu pracy. Wśród tych jednak, którzy muszą poświęcić na dojazd ponad godzinę, odsetek ten spada o połowę (ok. 30 proc.). A już tylko co piąta z osób dojeżdżających dłużej niż 1,5 godz. jest zainteresowana powrotem do biura. Pracownicy przekonują przy tym, że praca w formule zdalnej bywa bardziej efektywna niż w biurze, zapewnia dużo lepszą możliwość pogodzenia kariery z życiem prywatnym i daje ogromną korzyść w postaci zaoszczędzenia czasu dojazdu. Badanie Kincentric pokazuje też różnice w chęci powrotu do biura w pełnym wymiarze między osobami pełniącymi funkcje zarządcze a zwykłymi pracownikami. Podczas gdy w grupie tych pierwszych 60 proc. Jest gotowa wrócić do biura, to w drugiej odsetek ten spada do 40 proc.

– Korzyści wynikających z pracy zdalnej jest wiele. Wymieniłbym tu przede wszystkim przyśpieszenie digitalizacji w wielu obszarach banku oraz wdrożenie najnowszych rozwiązań technicznych w zakresie zdalnej komunikacji i wspólnej pracy. Na uwagę zasługują też większa efektywność w wielu obszarach oraz duża elastyczność, jeśli chodzi o model pracy – możliwość łączenia pracy zdalnej z pracą w biurze, stosownie do potrzeb. Po stronie niekorzystnych efektów pojawiły się nieistniejące wcześniej problemy z wdrażaniem nowych pracowników, trudności w budowaniu kultury organizacyjnej i osłabienie relacji między zatrudnionymi. Trudniejsza jest również praca w projektach wymagających dużej kreatywności – mówi Jacek Chmielewski, dyrektor Departamentu Kadr Banku Millennium. Informuje on, że na przełomie lipca i sierpnia w Banku Millennium pracowało zdalnie w trybie tygodniowej rotacji (jeden tydzień w biurze, jeden tydzień w domu) ok. 80 proc. pracowników centrali uwzględniając Warszawę, Wrocław i Gdańsk). W jego ocenie ten tryb organizacji pracy sprawdził się latem 2020 r. i bank zamierzał go stosować do końca wakacji. Millennium zakłada jednak, że w przyszłości odsetek pracujących w ten sposób osób nie będzie już tak wysoki. – Nasze wytyczne dotyczące pracy zdalnej odzwierciedlają jednak sytuację pandemiczną w kraju i dostosowują model pracy do aktualnie obowiązujących obostrzeń rządowych. Biorąc pod uwagę szeroko zakrojony program szczepień, zakładamy, że druga połowa roku będzie okresem powrotu do normalnego życia gospodarczego i społecznego, w tym pracy w normalnych warunkach biurowych przy zachowaniu odpowiednich zasad bezpieczeństwa. Niezależnie od rozwoju sytuacji podczas pracy w biurze zachowujemy obowiązkową odległość, nosimy maski w przestrzeniach wspólnych, przestrzegamy reguł związanych z bezpieczeństwem i organizacją pracy. Obowiązujące zalecenia będą ulegać zmianom zgodnie z wytycznymi Ministra Zdrowia i Sanepidu – podkreśla Jacek Chmielewski.

Analizy trwają

Inne banki także nie negują korzyści, jakie niesie telepraca, i deklarują, że pracują nad przyszłym docelowym modelem pracy, który znajdzie zastosowanie w ich organizacjach.

Przykładowo PKO BBP, który od początku pandemii wprowadził zdalny i rotacyjny model pracy, w wymiarze niestosowanym wcześniej, w trakcie wakacji monitorowa sytuację, by wypracować zasady powrotu do biur, uwzględniając zalecenia dotyczące m.in. dystansu społecznego czy środków bezpieczeństwa. Jednak po pozytywnych doświadczeniach z pracą zdalną postanowił pójść krok dalej i pracował także nad docelowym rozwiązaniem, które ma zapewnić pracownikom większą elastyczność wyboru trybu pracy, uwzględniając przy tym potrzeby zespołu – tak, by zapewnić efektywną realizację celów biznesowych.

W PKO BP podkreśla się bowiem, że ważne jest, by pracując hybrydowo, cały czas wspierać poczucie zespołowości i przynależności. Dlatego też np. menedżerowie banku szkoleni są z zarządzania zespołem rozproszonym. Jednym z rozwiązań jest model rotacyjnego korzystania z flexi-dysków, czyli biurek, które pracownicy zajmują wymiennie. Bank udostępnia przestrzeń biurową wspierającą współpracę w takim modelu. Budynkiem, który już na etapie projektowania był przystosowany do takiego modelu pracy, jest nowa siedziba banku przy ul.Chmielnej w centrum Warszawy.

– Praca zdalna stała się częścią naszego życia. Wobec tego naturalnym krokiem dla nas było zwrócenie się do biznesu z pytaniem o tę formę pracy w przyszłości oraz wsłuchanie się w potrzeby naszych pracowników. Jesteśmy w trakcie zbierania informacji zwrotnych od kadry menedżerskiej, jaki model organizacji pracy preferują nasi pracownicy. Rozważamy trzy warianty: praca stale wykonywana zdalnie, rotacyjna praca zdalna wykonywana według przyjętego harmonogramu oraz praca wykonywana w miejscu pracy, uwzględniająca sporadyczną pracę zdalną. Nasi pracownicy w tegorocznym badaniu zaangażowania bardzo docenili dotychczasowe rozwiązania organizacyjne, które wprowadziliśmy podczas pandemii, dlatego rozważamy ich utrzymanie – mówi Matylda Matuszewska-Stasiuk, dyrektor Departamentu HR w Banku Ochrony Środowiska.

Bank BNP Paribas także proponuje pracownikom pracę w trybie hybrydowym, utrzymując możliwość pracy zdalnej, ale nie zapominając jednocześnie o budowaniu bezpośrednich relacji. W zależności od wybranego modelu pracy, uwzględniającego specyfikę zadań realizowanych przez poszczególne obszary oraz konieczność zapewnienia pracownikom bezpiecznych warunków pracy, pracownicy banku mogą pracować zdalnie w wymiarze od kilku do kilkunastu dni w miesiącu. W efekcie z pewnością model pracy zdalnej będzie w przyszłości praktykowany znacznie częściej w porównaniu z okresem sprzed pandemii. BNP Paribas wprowadził też w swoich budynkach biurowych w trakcie pandemii rozwiązania, które umożliwiły ograniczenia wykorzystywanej powierzchni, w szczególności w Warszawie, w wyniku centralizacji kilku lokalizacji. W banku zastrzegają jednak, że przy wdrażaniu docelowych modeli pracy będzie analizowane zapotrzebowanie na powierzchnie oraz jej funkcjonalność, w tym zmniejszenie liczby stanowisk pracy przy zwiększeniu miejsc do współpracy. Równocześnie korzystanie z biur będzie wspierane narzędziami do rezerwacji miejsc/biurek/parkingów i weryfikowania frekwencji w siedzibie firmy. Jednak obecnie, w krótkiej perspektywie czasowej, nie są przewidywane radykalne zmiany. – Obecnie w Pekao SA funkcjonuje model pracy hybrydowej. Analizujemy wszelkie możliwości wiążące się z dalszą pracą zdalną i jesteśmy na etapie opracowywania kompleksowego rozwiązania w tym zakresie. Liczba osób w biurach będzie zależna od liczby miejsc pracy – określamy parametry takiego rozwiązania. Poszczególne jednostki w banku będą miały pewną swobodę w kształtowaniu np. harmonogramu zmianowości (praca w biurze/praca zdalna) zależnie od charakteru prowadzonych działań. W ramach dostępnych powierzchni biurowych planujemy także znaczny udział stanowisk typu hot desk – informuje Anna Markowska z Zespołu Komunikacji Korporacyjnej Banku Pekao SA.

Santander już ma plan

Docelowy model funkcjonowania wypracował natomiast Santander Bank Polska. Jak informuje Sylwia Gołębiowska, dyrektor Departamentu Partnerstwa Biznesowego w Santanderze, plan powrotów do biur następować ma w czterech etapach, zakładając, że docelowy model pracy dla jednostek wsparcia biznesu się zmieni i będzie nim hybrydowy model pracy. – Aktualnie średnia zajętości biur dla wszystkich biurowców Centrum Wsparcia Biznesu (centrali) to obecnie 13 proc. (dopuszczamy w tym etapie maksymalnie 30 proc.). Od września, o ile sytuacja epidemiczna się nie pogorszy, stopniowo będziemy przechodzić do docelowego, hybrydowego modelu pracy. Dla każdej jednostki centralnej został określony średniotygodniowy czas pracy zdalnej – w zależności od specyfiki pracy w danej jednostce. Obok działań przygotowujących pracowników i liderów do zaadoptowania hybrydowego modelu pracy wdrażamy również aplikację do planowania i rezerwacji miejsc pracy, wspierającą zarządzanie modelem pracy hybrydowej. Nie planujemy stosowania zachęt do powrotu do pracy w biurach. Zdajemy sobie sprawę, że charakter pracy w biurze mocno się zmieni. Będzie służył głownie osobistym interakcjom z przełożonym, współpracownikami, budowaniu relacji, wzmacnianiu więzi społecznych, współpracy oraz innowacyjności – mówi Sylwia Gołębiowska. Podkreśla, że nie jest jednak rekomendowane, aby osoby zatrudnione w ogóle nie pracowały w biurach. Cykliczna obecność w banku będzie jak najbardziej oczekiwana. W zarządzie Santandera panuje bowiem przekonanie, że kluczowa jest elastyczność i zapewnienie równowagi. To bowiem pozwala jednocześnie zarządzić potrzebami biznesowymi i pracowników. Wielu ekspertów zwraca jednak uwagę, że tak naprawdę banki nie mają wyjścia i muszą wdrażać dziś model pracy hybrydowej. Jeśli bowiem dziś pracodawca chciałby zatrudniać wyłącznie osoby, które mogą codziennie przyjechać do biura, to automatycznie miałby znacznie mniejszą pulę kandydatów. Przykładowo w branży IT pracownicy mogą stosunkowo łatwo znaleźć zatrudnienie w firmach zagranicznych, pracując wyłącznie zdalnie. I z tym trendem na rynku pracy bankom na razie nie uda się wygrać.

Marek Jaślan

Składki ubezpieczeniowe, których pracodawca nie opłaca nie są kosztem uzyskania przychodu.

Na podstawie ustawy o „Covid-19” pracodawcy mogą ubiegać się o zwolnienie z opłacania składek na ubezpieczenia społeczne od wynagrodzeń pracowników. W związku z § 10 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lutego 2021 r. w sprawie wsparcia uczestników obrotu gospodarczego poszkodowanych wskutek pandemii COVID-19, wydanego między innymi na podstawie art. 31zy ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, pracodawcy jako płatnicy składek, mogli wystąpić z wnioskiem do ZUS o zwolnienie z obowiązku opłacania składek ubezpieczeniowych za okres od dnia 1 grudnia 2020 r. do dnia 31 stycznia 2021 r.

Pozytywna decyzja ZUS-u o zwolnieniu z opłacania składek realizowana jest w trybie umorzenia składek. Wobec tego powstaje pytanie czy składki ubezpieczeniowe od wynagrodzeń finansowane ze środków pracowników wobec których pracodawca uzyskał zwolnienie z obowiązku ich opłacania jako część wynagrodzenia są kosztem uzyskania przychodu pracodawcy ?

Jeżeli pracodawca korzysta ze zwolnienia z obowiązku zapłaty składek od wynagrodzenia pracowników zarówno w części finansowanej z własnych środków oraz ze środków pracownika to nie może wykazać tych składek w kosztach uzyskania przychodu. Pracodawca ich nie zapłacił do ZUS-u, został zwolniony z obowiązku opłacania składek, a więc ich wartości nie uwzględnia w kosztach uzyskania przychodów. Zatem kosztem będzie tylko wynagrodzenie pracowników bez składek. Natomiast, jeśli pracodawca korzystałby z dofinansowania do wynagrodzenia, to wtedy kosztem uzyskania przychodu nie będzie ani to wynagrodzenie ani składki od kwoty dofinansowania do tego wynagrodzenia na danego pracownika. W konsekwencji kosztem uzyskania przychodów nie mogą być wydatki, których pracodawca nie poniósł. Kwoty zwolnione z obowiązku zapłaty nie są również przychodem. Na podstawie art. 31zx ustawy Covid-19 przychody z tytułu zwolnienia z obowiązku opłacania należności z tytułu składek ZUS nie stanowią przychodu podlegającego opodatkowaniu.

Pismo z dnia 11 sierpnia 2021 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej 0111-KDIB1-1.4010.206.2021.2.ŚS – „Zatem jeżeli korzystający ze zwolnienia w opłacaniu składek ZUS pobrał - jako płatnik - składki na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne od wynagrodzeń pracowników, ale ich nie odprowadził do ZUS, to ich wartością nie obciąża kosztów podatkowych Spółki. W takim bowiem przypadku Wnioskodawca nie poniósł wydatków związanych z ich opłaceniem, co nie pozwala na ich rozpatrywanie w kategorii kosztów uzyskania przychodów. Wnioskodawca skorzystał ze zwolnienia z tytułu opłacania składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne, czyli takich, które powinien odprowadzić jako płatnik od wynagrodzeń pracowników, w tym pobranych z wynagrodzenia pracowników, to tym samym nie poniósł wydatków z tym związanych.(…) brak jest podstaw do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków, których podatnik nie poniósł i z poniesienia których został definitywnie, ustawowo zwolniony.”

Lidia Rubińska, Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO