Umowa o dzieło zawarta z własnym pracodawcą traktowana jest jak zatrudnienie pracownicze.

Z art. 6 ust.1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wynika, że obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym podlegają osoby fizyczne, które na obszarze Polski są zatrudnione na umowę o pracę z wyłączeniem prokuratorów. Pracownicy podlegają także obowiązkowo ubezpieczeniom chorobowemu i wypadkowemu.

Według art.18 ust. 1a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych w przypadku ubezpieczonych, o których mowa w art. 8 ust.2 a ustawy, a więc, którzy zawarli z własnym pracodawcą umowę o dzieło, zlecenie, umowę agencyjną lub inna umowę o świadczenie usług, w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe uwzględnia się również przychód z tytułu umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia albo umowy o dzieło.

Dla ustalenia obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne należy najpierw rozstrzygnąć czy osoba posiada jeden z tytułów do ubezpieczenia określony przepisami ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Świadczenie pracy wyłącznie na podstawie umowy o dzieło nie podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym. Jeśli jednak osoba wykonująca pracę na podstawie stosunku pracy jednocześnie nawiąże umowę o dzieło z własnym pracodawcą to umowa o dzieło objęta będzie składkami na ubezpieczenia społeczne i zostanie potraktowana jak umowa o pracę.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Gdańsku w interpretacji indywidualnej z 18 września 2023 r., sygn. DI/100000/43/750/2023 wskazał, że „ umowa o dzieło z własnym pracodawcą traktowana jest jako forma kontynuowania zatrudnienia pracowniczego. Zatem wobec umowy o dzieło wykonywanej na rzecz własnego pracodawcy nie ma zastosowania zasada zbiegu tytułów do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych. Oznacza to, że wynagrodzenie pracownika z tytułu umowy o dzieło, wykonywanej na rzecz pracodawcy, traktowane jest tak samo jak wynagrodzenie z umowy o pracę.”

Lidia Rubińska, Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO

Nasza firma od wielu lat z sukcesem oferuje wysokiej jakości szkolenia i warsztaty z obszaru prawa pracy, płac i ubezpieczeń społecznych. W naszej ofercie posiadamy między innymi jedno i dwudniowe szkolenia aktualizacyjne oraz kursy kadrowo- płacowe. Uwzględniając zmiany technologiczno – informatyczne, które nastąpiły na przestrzeni lat oraz wychodząc naprzeciw Państwa oczekiwaniom rozszerzyliśmy naszą ofertę szkoleniową o formułę e-learningu. 

Nagrane szkolenia pozwalają dopasować intensywności nauki do indywidualnych potrzeb i możliwości oraz dają oszczędność czasu.

Nagrody rzeczowe przyznawane pracownikom to nie darowizna otrzymana od pracodawcy.

Firmy stosują różne programy zachęcające pracowników do powrotu do biur. Jedną z nich jest przyznawanie pracownikom voucherów do spa lub innych świadczeń rzeczowych. Wobec tego powstaje problem czy wartość takich świadczeń przyznawanych pracownikom nieodpłatnie stanowi darowiznę czy też należy wartość takiego nieodpłatnego świadczenia doliczyć do przychodu pracownika?

Organ skarbowy w ostatniej interpretacji uznał, że nie występują przesłanki zakwalifikowania nieodpłatnych świadczeń na rzecz pracowników jako darowizny. Zdaniem organu skarbowego pracodawca ma obowiązek doliczyć do przychodu pracownika ze stosunku pracy wartość przekazywanego vouchera lub innej nagrody rzeczowej, ponieważ świadczenie to jest powiązane z umową o pracę.

Zgodnie z art.12 ust.1 ustawy o PIT za przychody m.in. ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności m.in. wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, a także świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
W ocenie organu skarbowego świadczenie nieodpłatne lub częściowo odpłatne to taki rodzaj świadczenia, w przypadku którego otrzymujący uzyskuje określoną korzyść pod tytułem darmowym co oznacza, że nie świadczy nic w zamian lub otrzymuje świadczenie nieekwiwalentne. Ustawa o PIT obok środków pieniężnych do przychodów z umów o pracę zalicza wartość świadczeń w naturze lub innych nieodpłatnych świadczeń. Wobec tego należy przyjąć, że wartość przekazywanego przez pracodawcę vouchera lub innej nagrody rzeczowej jest przychodem pracownika ze stosunku pracy, dotyczy ono wyłącznie pracownika zatem nie jest to darowizna.

Omawiane stanowisko znajduje potwierdzenie w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 21 lipca 2023 r. sygn. 0114-KDWP.4011.59.2023.1.IG, zgodnie z którą „(…) do świadczeń nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych związanych ze stosunkiem pracy zaliczyć należy również różnego rodzaju świadczenia przekazywane na rzecz pracownika w celu zachęcenia go do wykonywania pracy z biura zamiast pracy zdalnej, gdyż jest ono powiązane z zawartą przez niego umową o pracę (świadczenie to jest skierowane tylko do pracowników).”

Lidia Rubińska, Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO

Oferujemy całościowe doradztwo prawne w zakresie kompleksowej obsługi Bazy Danych Odpadowych (BDO), która zawiera w szczególności: 

1. Spełnienie obowiązku wdrożenia (posiadania) niezbędnych dokumentów, które nałożone są na przedsiębiorstwo przez ustawodawcę w zakresie BDO.
 
2. Wsparcie przy prowadzeniu ewidencji i klasyfikacji odpadów.
 
3. Doradztwo prawne w zakresie:
   
   • interpretacji pism urzędowych,
   • odpowiedzi na pisma urzędowe,
   • informowania Klienta o zmianach, jakie nastąpiły w przepisach,
   • reprezentacji przed organami WiOŚ oraz UM podczas kontroli.
 
4. Sporządzanie niezbędnych raportów i sprawozdań, jakie wynikają z przepisów prawa o ochronie środowiska.

Krajowy System e-Faktur to platforma do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną.

Ministerstwo Finansów przygotowało bezpłatną aplikację testową KSeF. Aplikacja pozwala zarządzać uprawnieniami w zakresie wystawiania i odbierania oraz przeglądania e-faktur. Podatnicy w ramach bezpłatnych narzędzi mają m.in. możliwość podglądu faktury bez konieczności logowania się do systemu, a więc na zasadzie anonimowego dostępu do e-faktury. Aby sprawdzić fakturę anonimowo system podpowiada jakie dane należy wprowadzić. Są to: nr KSeF, nr faktury, identyfikator podatkowy nabywcy, rodzaj podmiotu oraz kwota należności. W wersji testowej aplikacji podatnicy mogą również sprawdzić status przetworzenia e-faktury oraz pobrać Urzędowe Potwierdzenie Odbioru KSeF. W tym celu należy podać nr referencyjny sesji.

Ministerstwo przygotowało również instrukcję uwierzytelniania w aplikacji KSeF. Zgodnie z instrukcją do aplikacji KSeF można zalogować się przez profil zaufany albo podpisem kwalifikowanym. Ministerstwo wskazuje, że w wersji testowej należy dokonać uwierzytelnienia certyfikatem testowym, pieczęcią kwalifikowaną lub podpisem kwalifikowanym. W aplikacji testowej nie zaleca się stosowania pieczęci i podpisów z prawdziwymi danymi.

Projektowana ustawa o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług zakłada, że Krajowy System e-Faktur nie obejmie wszystkich podatników. Obowiązek wystawiania faktur w systemie KSeF nie będzie dotyczył wystawiania faktur:

• przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju 
• przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę
• przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziale 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach
• na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej
• w przypadkach odpowiednio dokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s, a więc w drodze rozporządzenia dotyczącego dostaw dla których podatnik nie będzie miał obowiązku wystawiania faktur KSeF.

Projekt ustawy zakłada, że w omawianych przypadkach podatnik będzie zobowiązany do wystawienia faktury elektronicznej lub faktury w postaci papierowej.

Szczegółowo o działaniu aplikacji testowej KSeF można zapoznać się w poniższym linku.
https://www.podatki.gov.pl/ksef/

Lidia Rubińska, Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO

Według ZUS zwrócony podatek VAT należy uwzględnić w podstawie wymiaru składki zdrowotnej.

Na podstawie art. 81 ust. 2 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych roczną podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne osób prowadzących m.in. działalność gospodarczą opłacających podatek dochodowy od osób fizycznych według skali podatkowej, podatkiem liniowym lub podatkiem od kwalifikowanego dochodu z praw własności intelektualnej stanowi dochód z działalności gospodarczej ustalony za rok kalendarzowy jako różnica między osiągniętymi przychodami, z wyłączeniem przychodów niepodlegających opodatkowaniu a poniesionymi kosztami uzyskania przychodów pomniejszonymi o kwotę opłaconych w tym roku składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe, jeżeli nie zostały one zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Zatem w rozumieniu powołanego przepisu przedsiębiorcy, którzy opłacają podatek według wymienionych form opodatkowania mają obowiązek ustalić roczną składkę zdrowotną oraz podstawę wymiaru tej składki. Roczna podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne ustalana jest za rok składkowy, który trwa od 1 lutego danego roku do 31 stycznia roku następnego.

Od 1 stycznia 2022 r. osoby prowadzące działalność gospodarczą ustalają podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości uzależnionej od formy opodatkowania i uzyskiwanych z tej działalności przychodów/dochodów. Ustalenie rocznej podstawy wymiaru składki zdrowotnej obejmuje również przedsiębiorców opodatkowanych zryczałtowanym podatkiem od przychodów ewidencjonowanych. Przedsiębiorcy na ryczałcie nie wykazują jednak kosztów uzyskania przychodu.

W ostatniej interpretacji Zakład Ubezpieczeń Społecznych wskazał, że w podstawie wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne należy uwzględnić zwrócony naliczony podatek VAT, który wcześniej przedsiębiorca zaliczył do kosztów uzyskania przychodów. W świetle przepisów podatkowych do przychodów z działalności gospodarczej należy zaliczyć m.in. zwrócony podatek VAT naliczony, w tej części, w której podatek uprzednio został zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, (art.14 ust.2 pkt 7d ustawy o PIT).

Jeśli zatem podstawą wymiaru składki zdrowotnej jest dochód ustalony na zasadach określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych to w podstawie tej mieści się także zwrócony przez organ skarbowy podatek VAT naliczony, który wcześniej stanowił koszt uzyskania przychodu.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych w piśmie z dnia 4 lipca 2023 r., nr DI /100000/43/357/2023, potwierdza, że „skoro otrzymany zwrot podatku VAT obejmuje podatek naliczony, który został uprzednio zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, to na podstawie art. 14 ust. 2 pkt 7d ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwrot ten obecnie stanowi przychód z działalności gospodarczej, a zatem zgodnie z art. 81 ust. 2 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych należy go uwzględnić w rocznej podstawie wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne.”

Lidia Rubińska, Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO

Pracodawca musi zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy, a trzeźwość pracownika to jedna z tych zasad.

Podstawą kontroli trzeźwości pracowników są przepisy kodeksu pracy, przepisy rozporządzenia o badaniu trzeźwości oraz akty wewnętrzne obowiązujące u danego pracodawcy, a więc m.in. regulamin pracy.

Na podstawie art. 221c kodeksu pracy podstawową przesłanką wprowadzenia kontroli trzeźwości jest zapewnienie ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia. Kontrola trzeźwości nie może naruszać godności oraz innych dóbr osobistych pracownika. Wobec tego nasuwa się pytanie w jaki sposób skontrolować trzeźwość pracownika zdalnego?

Kodeks pracy wprowadził zasadę, która wskazuje, że sposób przeprowadzania kontroli trzeźwości, w tym rodzaj urządzenia wykorzystywanego do kontroli, czas i częstotliwość jej przeprowadzania, ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. O wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracodawca informuje pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy nie później niż 2 tygodnie przed rozpoczęciem jej przeprowadzania.

Kontrola trzeźwości obejmuje badanie przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego za pomocą odpowiedniego urządzenia.

W przypadku pracy zdalnej czynności kontrolne obejmujące warunki pracy zdalnej, w tym kontrolę trzeźwości nie mogą naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem. Jednocześnie jak wskazano wcześniej kontrola trzeźwości nie może naruszać godności i dóbr osobistych pracownika. Zatem pracodawca powinien dostosować sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy zdalnej.

W przypadku odmowy przez pracownika zdalnego kontroli, pracodawca może cofnąć zgodę na wykonywanie pracy zdalnej lub nałożyć na pracownika karę porządkową. Wobec tego nie tylko pracownicy określonej branży, jak np. pracownicy budowlani mogą być poddani kontroli trzeźwości.

W przypadku pracy zdalnej istnieje wprawdzie niższe ryzyko narażenia zdrowia czy życia, ponieważ pracownicy wykonują pracę przy pomocy urządzeń informatycznych to jednak kontrola może dotyczyć mienia, w tym laptopa i innych narzędzi udostępnionych przez pracodawcę. Zatem kontrole takie można przeprowadzić zawsze, gdy są niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia.
Kontrolą trzeźwości i warunków wykonywania pracy zdalnej mogą być objęcia także współpracownicy wykonujący pracę na innej podstawie niż umowa o pracę, tj. B2B, zlecenie jeżeli ich pracę organizuje pracodawca.

Lidia Rubińska, Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO

Diety powinny być rozliczane w kosztach uzyskania przychodu w dacie poniesienia.

Na podstawie art. 775 kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Z powołanego przepisu wynika, że podróż służbowa odbywa się na polecenie pracodawcy i związana jest z wykonaniem zadania poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy.

Koszty delegacji pracownika mogą być kosztem uzyskania przychodu pracodawcy do wysokości limitu określonego w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Podobnie osoba prowadząca działalność gospodarczą ma prawo zaliczyć wydatki na diety z tytułu własnej podróży do kosztów podatkowych, potwierdza to przykładowa interpretacja organu podatkowego. Warunkiem zaliczenia diet do kosztów uzyskania przychodów jest ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Wysokość tych kosztów również jest limitowana, co oznacza, że diety przedsiębiorcy przebywającego w podróży są kosztem podatkowym wyłącznie w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom.
W przypadku diet za czas podróży służbowej pracownika mamy do czynienia z należnościami związanymi ze stosunkiem pracy. Nie są to jednak świadczenia wypłacane w okresach miesięcznych. Wobec tego diety będą zaliczane do kosztów uzyskania przychodu metodą kasową, tj. w dacie poniesienia wydatku. Podobnie wydatki na diety osoby prowadzącej działalność gospodarczą będą kosztem uzyskania przychodu w dacie poniesienia wydatku.

W myśl przepisów podatkowych za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów, (art.15 ust.4e CIT, art.22 ust.5d PIT).

Pismo z dnia 12 stycznia 2023 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.900.2022.2.ID „wydatki z tytułu diet za czas przebywania w podróży służbowej zarówno w Polsce, jak i za granicą (podróże krajowe i międzynarodowe), spełniają przesłanki zawarte w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z tej działalności, to ma Pan prawo zaliczyć poniesione z tego tytułu wydatki do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, jednakże wyłącznie w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, tj. w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej”.

Lidia Rubińska, Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO

W ramach pakietu SLIM VAT 3 obowiązującego od 1 lipca 2023 roku jedną ze zmian jest stosowanie historycznego kursu walut obcych przy korektach rozliczeń VAT.

Nowy art.31b ust.1 ustawy zmieniającej ustawę o VAT stanowi, że w przypadku gdy kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania wyrażone w walucie obcej uległy zmianie, przeliczenia na złote dokonuje się według kursu danej waluty obcej przyjętego do przeliczenia kwot stosowanych do określenia podstawy opodatkowania przed jej zmianą.

Natomiast w rozumieniu art. 31b ust.2 ustawy zmieniającej, w przypadku gdy podatnik wystawił zbiorczą fakturę korygującą dotyczącą dostaw towarów lub świadczenia usług na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie, do których udzielany jest opust lub obniżka podatnik może wybrać, który kurs zastosuje dla przeliczenia waluty obcej.

Ustawodawca wskazał, że w ww. przypadku dla przeliczenia waluty z takiej faktury należy zastosować średni kurs ogłoszony przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury korygującej albo ostatni kurs wymiany opublikowany przez Europejski Bank Centralny na ostatni dzień poprzedzający dzień wystawienia faktury korygującej, przy czym w takim przypadku waluty inne niż euro przelicza się z zastosowaniem kursu wymiany każdej z nich względem euro.

Powyższych przepisów nie stosuje się, jeżeli do przeliczenia kwot stosowanych do określenia podstawy opodatkowania wyrażonych w walucie obcej podatnik wybrał zasady przeliczenia, o których mowa w art. 31a ust. 2a., a więc według przepisów o podatku dochodowym. Zgodnie ze wskazanym przepisem kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania określone w walucie obcej mogą być przeliczane przez podatnika na złote zgodnie z zasadami przeliczania przychodu określonego w walucie obcej wynikającymi z przepisów o podatku dochodowym, obowiązującymi tego podatnika na potrzeby rozliczania danej transakcji.

Wobec tego jeżeli podatnik wybrał metodę przeliczenia waluty obcej do korekt wynikającą z przepisów o podatku dochodowym to nie zastosuje nowej zasady przeliczenia kursów walut. W przypadku jednak gdy w okresie stosowania zasad przeliczania według przepisów ustawy o podatku dochodowym podatnik dokona transakcji niepodlegającej przeliczeniu zgodnie z tymi zasadami, jest on obowiązany do zastosowania dla tej transakcji zasad przeliczania, o których mowa w ust. 1 lub 2, tj. według nowych zasad.

Zgodnie z art.31b ust.3 ww. ustawy podatnicy nabywają również prawo do stosowania kursu bieżącego lub historycznego gdy udzielono opustu lub obniżki ceny w odniesieniu do dostaw towarów lub świadczonych usług wykonanych w danym okresie na rzecz podatnika dokonującego wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów lub podatnika, o którym mowa w art. 17 ust. 1 pkt 4 i 5, udokumentowanych fakturą dotyczącą tego okresu.

Podstawa prawna: ustawa z 26 maja 2023r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U.2023, poz.1059)

Lidia Rubińska, Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO

Ekwiwalent powinien zostać wyliczony w oparciu o podział kosztów prania odzieży ochronnej.

Zgodnie z art. 21 ust.1 pkt 11 ustawy o PIT wolne od podatku są świadczenia i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Z art. 2379 kodeksu pracy wynika zasada, że pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, które trzeba stosować na danym stanowisku. Pracodawca ma obowiązek zapewnić pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie odzieży ochronnej i obuwia roboczego. Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.
Przepisy nie wskazują sposobu obliczania ekwiwalentu. Praktyka sądów wskazuje, że przy ustalaniu ekwiwalentu należy kierować się racjonalnością, ponieważ trudno jest oczekiwać aby pracownik miał zwracany faktyczny koszt prania w sytuacji gdy nie korzysta z usług pralni. Wobec tego ekwiwalent może być wyliczony jako iloczyn ilości prań w danym miesiącu oraz sumy kosztów zużycia podczas prania energii elektrycznej, wody, środków piorących oraz kosztów pracy pracownika. Sąd Najwyższy wskazał, że ekwiwalent należy rozumieć jako równowartość, równoważnik, odpowiednik, przy czym odpowiedni i równoważny to współmierny, pozostający w równowadze, ale niekoniecznie równy. Z żadnych przepisów nie wynika, że pracownik powinien posiadać rachunki faktycznie poniesionych kosztów prania odzieży roboczej. Pracodawca może samodzielnie obliczyć średni koszt jednego prania oraz ocenić częstotliwość prania odzieży przez pracownika.

W przypadku gdy pracodawca wypłaca ryczałt za pranie odzieży w stałej miesięcznej wysokości ustalonej z góry, bez uwzględniania kosztów prania to wypłata takiego świadczenia może stanowić wynagrodzenie z tytułu umowy o pracę, od którego trzeba naliczyć składki ZUS i podatek PIT. Ekwiwalent nie jest ryczałtem. Jednak jeśli ryczałt odpowiada poniesionym kosztom prania odzieży i mieści się w niewielkiej rozpiętości cen rynkowych to nie stanowi podstawy wymiaru składek ZUS i naliczenia podatku.

Omawiane stanowisko znajduje potwierdzenie w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 19 kwietnia 2017 r., syn. II UK 198/16, w którym czytamy, że „wypłacane pracownikowi świadczenie z tytułu prania odzieży roboczej nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne także wtedy, gdy jego wysokość została określona w stałej kwocie wyliczonej z uwzględnieniem kosztów ponoszonych przez pracownika (…)ryczałt jest ekwiwalentny, jeżeli wypłacona kwota jest odpowiednia do wysokości poniesionych kosztów, a więc wtedy, gdy jej wysokość została określona w stałej kwocie, jeżeli jej wyliczenie uwzględnia rzeczywistą częstotliwość ponoszenia wydatków i mieści się w niewielkiej rozpiętości cen rynkowych.”

Lidia Rubińska, Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO