Obowiązkowa skrzynka do e-doręczeń dla urzędów i zawodów zaufania publicznego.

Od stycznia 2025 r. dla podmiotów publicznych oraz zawodów zaufania publicznego dostępna będzie nowa usługa. List polecony będzie można wysłać do urzędu lub odebrać pismo urzędowe przez Internet za pośrednictwem skrzynki do e-doręczeń.

Skrzynkę można założyć na stronie mObywatel.gov.pl lub na edoręczenia.gov.pl. Skrzynka do e-doręczeń to elektroniczny odpowiednik tradycyjnych przesyłek listowych za potwierdzeniem odbioru. Dzięki nim można wysyłać i odbierać korespondencję od urzędów w całej Polsce.
Usługa e-Doręczeń zastąpi korespondencję wysyłaną przez Elektroniczną Platformę Usług Administracji Publicznej (ePUAP).

Od 1 stycznia 2025 r. obowiązek wysyłania i odbierania pism przez e-doręczenia będzie dotyczył większości urzędów oraz osób wykonujących zawód zaufania publicznego. Wobec tego m.in. notariusze, radcy prawni, doradcy podatkowi zobowiązani są do posiadania skrzynki do doręczeń i odbioru korespondencji przesłanej od podmiotów publicznych.

Inne osoby niepubliczne w tym firmy zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r. będą zobligowane do założenia skrzynki do e-doręczeń od 1 kwietnia 2025 r. Natomiast firmy rejestrujące się w KRS oraz w CEIDG od 1 stycznia 2025 r. jednocześnie z tym dniem mają obowiązek posiadania skrzynki do e-doręczeń.

Firmy zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r., które dokonywały zmian we wpisie po dniu 30 czerwca 2025 r. muszą założyć skrzynkę do 01 lipca 2025 r. Pozostałe firmy zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. zobowiązane będą posiadać skrzynkę do e-doręczeń dopiero od 1 października 2026 r.

Aby móc korzystać z korespondencji cyfrowej należy złożyć wniosek przez Internet o adres oraz skrzynkę do e-doręczeń. Wniosek należy podpisać elektronicznie profilem zaufanym, e-dowodem lub podpisem kwalifikowanym.
Jeśli wniosek złożono prawidłowo to na adres mailowy podany we wniosku zostanie wysłane potwierdzenie o uzyskaniu adresu do doręczeń elektronicznych. Kolejnym krokiem jest aktywacja skrzynki. Skrzynkę do e-doręczeń można założyć i aktywować już teraz.

Lidia Rubińska, Konsultantka w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO

Pracodawca musi zwrócić pracownikowi koszty poniesione w podróży służbowej.

Z art. 775 kodeksu pracy wynika, że podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.
Zgodnie z art. 775 § 1 ww. kodeksu, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Oznacza to, że pracownikowi przebywającemu w „delegacji” a więc na wyjeździe w krajowej lub zagranicznej podróży służbowej pracodawca obowiązany jest do zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika w trakcie wyjazdu służbowego. Zwrot kosztów dotyczy m.in. zwrotu kosztów noclegów, wyżywienia, czy też kosztów przejazdu.

Warunki wypłacania pracownikowi należności z tytułu podróży służbowej określa właściwe rozporządzenie ministra ds. pracy określające wysokość należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Rozporządzenie określa w szczególności wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju - walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.

Powierzenie pracownikowi wykonywania obowiązków w czasie podróży służbowej różni się od powierzenia obowiązków w ramach oddelegowania. Kodeks pracy nie zawiera uregulowań dotyczących oddelegowania. Czasowa zmiana polegająca na wyznaczeniu pracownikowi nowego, stałego miejsca pracy na jakiś czas nie będzie podróżą służbową lecz oddelegowaniem.

Z art. 42 § 4 kodeksu pracy wynika zasada, że wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, uzasadnionymi potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika. Wobec tego w razie oddelegowania na okres przekraczający 3 miesiące w roku kalendarzowym niezbędne będzie wypowiedzenie zmieniające dotychczasowe warunki pracy. Zatem zmiana pracownikowi stałego miejsca pracy na czas dłuższy niż 3 miesiące powinna być uregulowana w jednostronnym oświadczeniu woli pracodawcy w zakresie zmiany warunków pracy , a pracownik musi wyrazić zgodę na zmianę, gdyż w przeciwnym wypadku zatrudnienie może zostać rozwiązane.

Przykładowo gdy pracownik wyjeżdża raz w miesiącu do Belgii na 5 dni i wykonuje tam zadania zlecone przez pracodawcę, a potem wraca do pracy w Polsce to wyjazd stanowi podróż służbową. Natomiast w przypadku gdy pracownik wyjeżdża do Belgii na cały okres realizacji projektu i wraca do domu na weekendy to mamy do czynienia z oddelegowaniem, ponieważ następuje zmiana na określony czas stałego miejsca pracy na inne stałe miejsce pracy.
Wobec tego w każdym przypadku należy przeanalizować sytuację, w jakiej pracownik wykonuje zadania poza stałym miejscem pracy, ponieważ może to mieć wpływ na obowiązki pracodawcy, w tym kwestie podatkowe oraz obowiązki w zakresie ubezpieczeń społecznych.

Lidia Rubińska, Konsultantka w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO

Przedsiębiorcy mogą rozpoznawać przychody oraz koszty podatkowe z działalności gospodarczej metodą kasową, a więc w momencie uregulowania należności.

W Dzienniku Ustaw opublikowano już zmiany wprowadzone do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. Zmiany dotyczą rozliczania podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT) metodą kasową.

Z nowego rozwiązania będą mogli skorzystać nowi przedsiębiorcy rozpoczynający działalność gospodarczą oraz przedsiębiorcy, którzy osiągają przychody z działalności gospodarczej prowadzonej samodzielnie po spełnieniu dodatkowych warunków ustawowych.

Przedsiębiorcy, którzy wcześniej rozpoczęli działalność gospodarczą i prowadzą ją samodzielnie muszą spełnić klika warunków by móc rozliczać się kasowo.

Pierwszym warunkiem jest limit przychodów, nie mogą one przekroczyć w roku bezpośrednio poprzedzającym rok podatkowy kwoty 1 mln PLN.

Drugim warunkiem jest rezygnacja z pełnej księgowości ewidencjonowanej za pomocą ksiąg rachunkowych i przejście na podatkową książkę przychodów i rozchodów.

Trzeci warunek polega na złożeniu właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego pisemnego oświadczenia o wyborze metody kasowej.

Przedsiębiorcy mają czas na złożenie oświadczenia do 20 lutego roku podatkowego, a w przypadku podatnika rozpoczynającego działalność gospodarczą w trakcie roku podatkowego w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu rozpoczęcia działalności gospodarczej. Jeżeli rozpoczęcie działalności gospodarczej nastąpiło w grudniu roku podatkowego oświadczenie musi być złożone w terminie do końca roku podatkowego, tj. do grudnia. W przypadku wyboru tej metody podatnik będzie obowiązany do jej stosowania przez cały rok podatkowy.

W przypadku rozliczeń metodą kasową jako datę powstania przychodu należy przyjąć dzień uregulowania należności, nie późniejszy niż dzień upływu 2 lat od dnia wystawienia faktury, bądź dzień likwidacji działalności gospodarczej. Metodą kasową mogą rozliczać się wyłącznie przedsiębiorcy dokumentujący zdarzenia gospodarcze na podstawie faktur. Dodatkowo podatnicy będą zobowiązani do prowadzenia ewidencji faktur dokumentujących przychody rozliczane metodą kasową.

Ustawa została opublikowana w Dzienniku Ustaw z 30.10. 2024 r., poz. 1593 i z pewnymi wyjątkami będzie obowiązywała od dnia 1 stycznia 2025 r.

Lidia Rubińska, Konsultantka w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO

Postępowanie egzekucyjne wszczyna się na wniosek wierzyciela i na podstawie wystawionego przez niego tytułu wykonawczego.

W rozumieniu ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji pod pojęciem wynagrodzenia rozumie się wynagrodzenia oraz niewyłączone spod egzekucji inne świadczenia pieniężne związane z pracą lub funkcją wykonywaną przez zobowiązanego na podstawie stosunku pracy oraz innej podstawie, jeżeli z tego tytułu zobowiązany otrzymuje okresowe świadczenia pieniężne.

Organ egzekucyjny dokonuje zajęcia wynagrodzenia za pracę przez przesłanie do pracodawcy zobowiązanego zawiadomienia o zajęciu tej części wynagrodzenia, która nie jest zwolniona spod egzekucji na pokrycie egzekwowanych należności pieniężnych wraz z odsetkami za zwłokę i kosztami egzekucyjnymi.

Organ egzekucyjny jednocześnie wzywa pracodawcę aby nie wypłacał zajętej części wynagrodzenia zobowiązanemu lecz przekazywał ją organowi egzekucyjnemu aż do pełnego pokrycia egzekwowanych należności pieniężnych.

Zajęcie wynagrodzenia za pracę jest dokonane z chwilą doręczenia pracodawcy zawiadomienia o zajęciu. Jednocześnie z przesłaniem zawiadomienia organ egzekucyjny zawiadamia zobowiązanego o zajęciu jego wynagrodzenia za pracę, doręczając mu odpis tytułu wykonawczego i odpis wezwania przesłanego do pracodawcy pouczając zobowiązanego, że nie może on odbierać wynagrodzenia poza część wolną od zajęcia ani rozporządzać nim w żaden inny sposób.

Organ egzekucyjny wzywa pracodawcę aby w terminie 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zajęciu złożył za okres trzech miesięcy poprzedzających zajęcie, za każdy miesiąc oddzielnie zestawienie otrzymanego w tym czasie wynagrodzenia zobowiązanego z wyszczególnieniem wszystkich jego składników.

Organ egzekucyjny również poucza pracodawcę o możliwości nałożenia kary pieniężnej lub dochodzenia odszkodowania za niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków ciążących na pracodawcy.

Błędne wypełnienie tytułu wykonawczego, w zakresie niektórych jego elementów, np. wskazania zobowiązanego może stanowić podstawę do wniesienia zarzutów oraz umorzenia postępowania egzekucyjnego w administracji.

Lidia Rubińska, Konsultantka w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO

Pracownik powinien zgłosić urlop na żądanie najpóźniej przed godziną rozpoczęcia pracy.

Zgodnie z art. 1672  Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.
Z cytowanego przepisu wynika, że urlop na żądanie pozostaje w dyspozycji pracownika w wymiarze 4 dni w roku kalendarzowym. O terminie urlopu decyduje pracownik. Oznacza to, że urlop na żądanie nie jest objęty planem urlopów oraz procedurą ustalania terminu urlopu przez pracodawcę w porozumieniu z pracownikiem. Z przepisu wynika, że wniosek o urlop na żądanie powinien być zgłoszony najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu jednak powinno to nastąpić do chwili rozpoczęcia pracy zgodnie z rozkładem czasu pracy obowiązującym u danego pracodawcy.
Pracodawca w rozumieniu ww. przepisu jest więc obowiązany udzielić urlopu na żądanie, jeżeli pracownik skutecznie poinformuje go o zamiarze jego wykorzystania. Odmowa zgody na urlop na żądanie może nastąpić tylko w wyjątkowych przypadkach.
Niewykorzystany urlop na żądanie przechodzi na następny rok kalendarzowy jako zwykły urlop wypoczynkowy. Urlop na żądanie nie jest urlopem dodatkowym lecz częścią urlopu przysługującego pracownikowi na podstawie art.154 Kodeksu pracy.
Zgodnie z art. 154 § 1 Kodeksu pracy pracownikowi przysługuje odpowiednio 20 dni urlopu wypoczynkowego, jeżeli jego staż pracy jest krótszy niż 10 lat i 26 dni urlopu wypoczynkowego, jeżeli staż pracy wynosi co najmniej 10 lat.
Wymiar urlopu wypoczynkowego uzależniony jest od stażu pracy, do którego wlicza się okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy.
Pracownik nie ma obowiązku skorzystania z urlopu na żądanie, nie ponosi więc żadnych negatywnych konsekwencji niewykorzystania urlopu na żądanie.

Lidia Rubińska, Konsultantka w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO

BDO W MEDIACH Wielu firm oferuje pracownikom różnego rodzaju bonusy, dzięki którym stają się atrakcyjniejsze jako pracodawcy. Część z tych świadczeń jest opodatkowana i pracodawca powinien pobrać od ich wartości zaliczkę na PIT - pisze na łamach Rzeczpospolitej Lidia Rubińska, konsultantka w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO.

W rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o PIT za przychody m.in. ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, nagrody (…), jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Niektóre świadczenia dla pracowników są ich przychodem i pracodawca musi od ich wartości pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Przychód po stronie pracownika może powstać np. wtedy, gdy pracownik wykorzystuje samochód służbowy do celów prywatnych niezwiązanych z obowiązkami pracowniczymi. Pracownik uzyskuje wówczas przychód z nieodpłatnych świadczeń związany ze stosunkiem pracy.

Jak ustalić przychód, jeśli pracodawca powierzy pracownikowi samochód nieodpłatnie? W jaki sposób ustala się wartość takiego przychodu?
Przychód jest w takim przypadku ustalany ryczałtowo. Zgodnie z art. 12 ust. 2a lub 2b ustawy o PIT wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości:
- 250 zł miesięcznie - dla samochodów
-o mocy silnika do 60 kW
- stanowiących pojazd elektryczny lub pojazd napędzany wodorem w rozumieniu ustawy o elektromobilności i paliwach alternatywnych
- 400 zł miesięcznie - dla samochodów innych niż wymienione w pkt 1.

Jeśli pracownik był na urlopie i jeździł prywatnie samochodem służbowym przez część miesiąca, to jak należy ustalić jego przychód z tego tytułu?
W przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 ww. kwot. Gdy pracownik ponosi częściowe opłaty za korzystanie z samochodu służbowego, jego przychodem jest różnica pomiędzy wartością określoną w art. 12 ust. 2a lub 2b ustawy o PIT a ponoszoną przez niego odpłatnością za korzystanie z samochodu.

Cały artykuł można przeczytać w wydaniu Rzeczpospolitej z 21 października 2024 r.

Rafał Kowalski, Partner w Dziale Doradztwa Podatkowego, doradca podatkowy

Rzecznik Praw Obywatelskich przyjmie zgłoszenia zewnętrzne naruszeń prawa.

Z dniem 25 września 2024 r. obowiązuje ustawa o ochronie sygnalistów w zakresie procedur wewnętrznych dotyczących zgłaszania przez pracowników i inne osoby pracujące w firmie naruszeń związanych z pracą. Ustawa o ochronie sygnalistów jest implementacją Unijnej Dyrektywy w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenie prawa Unii.

Warunkiem objęcia ochroną sygnalisty jest uzasadniona podstawa zgłoszenia lub ujawnienia publicznego naruszenia, co oznacza, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego oraz, że stanowi informację o naruszeniu prawa.
W dalszej kolejności będą obowiązywały przepisy dotyczące procedur zgłoszeń zewnętrznych. Zgłoszenia zewnętrzne będzie przyjmował Rzecznik Praw Obywatelskich.

Przepisy dotyczące sygnalistów w zakresie zgłaszania procedur zewnętrznych wejdą w życie 25 grudnia 2024 r. Zgodnie z ww. ustawą przez zgłoszenie zewnętrzne należy rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.
Rzecznik Praw Obywatelskich będzie dokonywał wstępnej weryfikacji zgłoszeń i przekazywał je do właściwych organów publicznych w celu ich rozpoznania. W zakresie Biura Rzecznika Praw Obywatelskich zostanie powołany Zespół do Spraw Sygnalistów, który będzie zajmował się rozpatrywaniem zgłoszeń zewnętrznych oraz udzielaniem porad na temat praw i środków ochrony prawnej przysługujących sygnalistom oraz osobom pomagającym w dokonaniu zgłoszenia.

Aktualnie trwają prace związane z przygotowaniem Zespołu do Spraw Sygnalistów do realizacji zadań Rzecznika Praw Obywatelskich. Po wejściu w życie przepisów w tej części Rzecznik Praw Obywatelskich uruchomi kanały dokonywania zgłoszeń zewnętrznych zarówno w formie ustnej, jak i w formie elektronicznej.

Lidia Rubińska, Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO

Wypowiedzenie stosunku pracy za porozumieniem stron uprawnia do wypłaty rekompensaty.

W związku z rozwiązaniem stosunku pracy za porozumieniem stron pracodawca może wypłacić pracownikowi rekompensatę pieniężną mimo braku bezpośredniego związku między jej wypłatą a rozwiązaniem stosunku pracy.

Zgodnie z art. 18 ust.1 i 2 oraz art. 20 ust.1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z wyłączeniem wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków z ubezpieczeń społecznych, a także przychodów wymienionych w  rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne.

Na podstawie § 2 ust.1 pkt 3 ww. rozporządzenia, podstawy wymiaru składek nie stanowią odprawy, odszkodowania i rekompensaty wypłacane pracownikom z tytułu wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy, w tym z tytułu rozwiązania stosunku pracy z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, nieuzasadnionego lub niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę lub rozwiązania jej bez wypowiedzenia, skrócenia okresu jej wypowiedzenia, niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy.

Zatem, jeżeli strony umowy zawarły porozumienie w sprawie rozwiązania stosunku pracy i z treści porozumienia wynika, że pracownik otrzyma rekompensatę pieniężną to według omawianych przepisów powinna być ona wypłacona w ostatnim dniu rozwiązania stosunku pracy, ponieważ dopiero w tym dniu powstaje prawo do otrzymania rekompensaty.

Powstaje także pytanie czy rekompensata stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne? Jak wynika z omawianych przepisów oraz stanowiska Zakładu Ubezpieczeń Społecznych nie stanowią podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych rekompensaty wypłacane w związku z rozwiązaniem stosunku pracy. Przepis rozporządzenia nie wyczerpuje wszystkich okoliczności wyłączenia z podstawy wymiaru składek wypłacanych świadczeń, gdyż jest to katalog otwarty, jednakże aby świadczenie takie było wyłączone ze składek ubezpieczeniowych powinno zostać wypłacone w związku z rozwiązaniem stosunku pracy.

Pismo z dnia 4 października 2023 r. Centrala Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, DI/100000/43/906/2023 „ jedyną przyczyną wypłaty przez pracodawcę świadczenia, winno być ustanie zatrudnienia. Oznacza to, iż tego typu świadczenie nie może być wypłacane przez pracodawcę w innych okolicznościach, niż pozostających w ścisłym związku z rozwiązaniem stosunku pracy. Fakt, iż wypłata świadczenia następuje na podstawie np. porozumienia między pracodawcą a pracownikiem nie wyklucza zastosowania wyłączenia przewidzianego w par. 2 ust. 1 pkt 3 cytowanego rozporządzenia.”

Lidia Rubińska, Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO

Zaniedbanie wdrożenia procedury zgłoszeń stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny.

Ustawa o ochronie sygnalistów została ogłoszona w Dzienniku Ustaw 2024.928 z dnia 24.06.2024r. i oczekuje na wejście w życie. W zakresie wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych ustawa będzie obowiązywała od 25 września 2024 r.
Ustawa wprowadza jednolity obowiązek ustalenia w podmiotach prawnych procedury zgłoszeń wewnętrznych oraz kanałów dokonywania tych zgłoszeń. Obowiązek wprowadzenia przez podmiot prawny procedury zgłoszeń wewnętrznych zależy od poziomu zatrudnienia nie tylko na podstawie samego stosunku pracy.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych reguluje zasady przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń sygnalistów i podmioty objęte tym obowiązkiem muszą przygotować oraz wdrożyć procedurę obowiązkowo.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych musi wskazywać w jaki sposób sygnaliści mogą dokonywać zgłoszeń wewnętrznych. Wybór kanałów zgłoszeń zależy od samego podmiotu prawnego. Sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych obejmują co najmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie.
Zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, tj. np. za pośrednictwem komunikatora internetowego.

Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane za zgodą sygnalisty w formie nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy przygotowanej przez podmiot prawny. Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez podmiot prawny.

Na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg.
Zgłoszenie pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej.
Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów podmiot prawny prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych oraz jest administratorem danych osobowych zgromadzonych w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych. Wpisu do rejestru zgłoszeń wewnętrznych dokonuje się na podstawie zgłoszenia wewnętrznego.

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych obejmuje:
1) numer zgłoszenia;
2) przedmiot naruszenia prawa;
3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
4) adres do kontaktu sygnalisty;
5) datę dokonania zgłoszenia;

Lidia Rubińska, Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO

Sygnalista to osoba, która uzyskała informację o naruszeniu prawa i ujawniła tę informację.

Sejm w dniu 14 czerwca 2024 r. uchwalił ustawę o sygnalistach. Ustawa wdraża dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23.10.2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Ustawa reguluje m.in. warunki objęcia ochroną sygnalistów zgłaszających lub ujawniających publicznie informacje o naruszeniach prawa.

W rozumieniu ustawy sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Według ustawy sygnalistą może być m.in. pracownik, współpracownik, przedsiębiorca, akcjonariusz, prokurent, podwykonawca, stażysta. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane żadne działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.

Obowiązek przygotowania i wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych obejmuje wszystkie podmioty, które  zatrudniają co najmniej 50 osób. Wprowadzenie procedur zgłoszeń wewnętrznych w tych podmiotach jest obowiązkowe. Liczbę pracujących osób ustala się w oparciu o pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy oraz osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, np. umowę zlecenie, umowę o dzieło, umowę współpracy B2B.

Pracodawcy ustalają procedurę zgłoszeń wewnętrznych po konsultacjach z zakładową organizacją związkową albo przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym w organizacji, jeżeli nie działa w niej zakładowa organizacja związkowa. Konsultacje z przedstawicielami pracowników lub organizacją związkową trwają nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osobom wykonującym pracę w sposób przyjęty u pracodawcy.

W rozumieniu ustawy już na etapie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających nawiązanie stosunku pracy lub innego stosunku stanowiącego podstawę świadczenia pracy podmiot zatrudniający ma obowiązek poinformować kandydata o procedurze zgłoszeń wewnętrznych.

Nie wszyscy pracodawcy muszą przygotowywać procedurę zgłoszeń wewnętrznych. Podmiot, który m.in. zatrudnia mniej niż 50 osób nie ma obowiązku wprowadzania wewnętrznej procedury zgłoszeń ani nie ma obowiązku przyjmowania zgłoszeń sygnalistów. Podmioty te mogą jednak wdrożyć procedurę zgłoszeń dobrowolnie.

W zakresie obowiązku wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych ustawa będzie obowiązywała po upływie 3 miesięcy od dnia jej ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.

Lidia Rubińska, Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO