Premia regulaminowa jako składnik wynagrodzenia może stanowić podstawę wymiaru składek.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych nie zgodził się z zamiarem przedsiębiorcy w zakresie zwolnienia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne premii regulaminowej wypłaconej za czas niezdolności do pracy z powodu choroby oraz innych nieobecności i świadczeń, które są zwolnione z naliczania składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Powodem negatywnego stanowiska ZUS było brak zapisów w regulaminie wynagradzania zwolnienia ze składek premii wypłacanych za okres usprawiedliwionej absencji pracownika.

W ocenie ZUS podstawą takiego stanowiska są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Zgodnie § 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie stanowią składniki wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku.

Zgodnie z powyższymi przepisami świadczenia, które w okresie pobierania wynagrodzenia za czas choroby i zasiłków uzyskuje pracownik są wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne tylko wtedy, gdy z przepisów płacowych wyraźnie wynika prawo pracownika do tych świadczeń za ten okres. Wobec tego, jeżeli przedsiębiorca nie posiada zapisów w regulaminie wynagradzania, układach zbiorowych pracy lub innych zakładowych regulacjach płacowych potwierdzających prawo pracownika do premii w okresie absencji to otrzymywane przez pracownika środki pieniężne w okresie choroby, a także pobierania zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, będą stanowić podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Jednocześnie świadczenia te będą stanowiły podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Interpretacja indywidualna z 7 marca 2024 r., sygn. DI/200000/43/162/2024 (decyzja nr 162/2024) Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Lublinie „w konsekwencji(…)premia regulaminowa będzie stanowić podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracowników, bowiem z regulaminu wynagradzania nie wynika prawo pracownika do premii w okresie, w którym pobiera wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy, zasiłek chorobowy, macierzyński, opiekuńczy, świadczenie rehabilitacyjne.”

Lidia Rubińska, Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO

Uprawnienia do emisji CO2 można nabyć nieodpłatnie lub odpłatnie na specjalnej giełdzie.

Niezależnie od sposobu nabycia uprawnień do emisji dwutlenku węgla (CO2) nabywca ponosi koszty związane z przyznaniem tych uprawnień, tj. opłatę za wydane uprawnienia albo cenę zakupu uprawnień na aukcji pierwotnej lub w obrocie wtórnym.

Wytwórcy energii cieplnej mogą zaliczyć wydatki na nabycie prawa do emisji CO2 do kosztów uzyskania przychodów. Organy skarbowe nie traktują uprawnień do emisji CO2 jako wartości niematerialnych i prawnych wobec tego nie stosuje się do nich przepisów o amortyzacji.

W ocenie organów skarbowych wydatki związane z nabyciem uprawnień do emisji gazów cieplarnianych wykazują bezpośredni związek z przychodami uzyskiwanymi z działalności prowadzonej przez podmiot, który takie gazy emituje. Jako moment rozpoznania kosztów uzyskania przychodów organy skarbowe przyjmują moment umorzenia praw do emisji CO2. Momentem, w którym dochodzi do poniesienia koszu uzyskania przychodu jest moment, w którym ostatecznie dochodzi do rozliczenia nabytych uprawnień, a więc wtedy gdy uprawnienia do emisji zostaną umorzone. Z kolei momentem umorzenia uprawnień jest wykorzystanie (rozwiązanie) rezerwy, która wcześniej została na ten cel utworzona i odpowiednio zaewidencjonowana przez podatnika.

W konsekwencji wartość nabytych uprawnień do emisji CO2 jest kosztem, bez którego podatnik nie mógłby prowadzić podstawowej działalności. Wobec tego wydatki te powinny zostać powiązane z konkretnymi przychodami, których wygenerowanie nie byłoby możliwe bez poniesienia wydatków na uprawnienia do emisji CO2 i powinny stanowić koszt bezpośrednio związany z osiąganymi przez podatnika przychodami.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w piśmie z dnia 5 stycznia 2024 r., sygn. 0114-KDIP2-1.4010.653.2023.1.DK wskazuje, że „wydatki poniesione na nabycie uprawnień do emisji przeznaczonych do umorzenia, związane są w sposób bezpośredni z przychodami uzyskiwanymi z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej. Wobec tego, wydatki te stanowią bezpośrednie koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 4 CIT. Oznacza to, że (…) spółka dla celów podatkowych powinna rozpoznawać koszty zakupu uprawnień do emisji, w roku podatkowym w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody.”

Odmienne stanowisko prezentuje Naczelny Sąd Administracyjny. Zdaniem Sądu celem nabywania uprawnień do emisji gazów cieplarnianych jest zapewnienie możliwości funkcjonowania firmy oraz możliwość prowadzenia działalności gospodarczej jako całości co sprawia, że koszt nabycia uprawnień do emisji CO2 powinien być kwalifikowany jako koszt uzyskania przychodów pośrednio związany z przychodami.

Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 18 kwietnia 2023 r., sygn. II FSK 2533/20 potwierdza, że „wydatki na nabycie uprawnień do emisji gazów cieplarnianych są kosztami uzyskania przychodów innymi niż bezpośrednio związane z przychodami. W konsekwencji wydatki te powinny być rozpoznawane jako koszty uzyskania przychodów według zasad określonych w art. 15 ust. 4d i ust. 4e u.p.d.o.p.”

Lidia Rubińska, Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO

Zlecenie zawarte z własnym pracodawcą nie może kolidować z obowiązkami pracowniczymi.

Nawiązanie z pracownikiem umowy cywilnoprawnej w warunkach, w których powinna zostać zawarta umowa o pracę stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Na podstawie art. 22 § 1 kodeksu pracy przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.

Zgodnie z art. 281 § 1 pkt 1 kodeksu pracy kto będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu zawiera umowę cywilnoprawną w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 powinna być zawarta umowa o pracę podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Jeżeli więc zakres obowiązków pracowniczych byłby zbieżny z zakresem obowiązków wynikających z umowy cywilnoprawnej to zgodnie z przepisami prawa pracy nie wyklucza to istnienia stosunku pracy, który może zostać ustalony po spełnieniu przesłanek ustawowych. Ponadto w sytuacji wykonywania zbieżnych obowiązków może dojść, m.in. do naruszenia norm czasu pracy, prawa do nieprzerwanego wypoczynku pracownika, naruszenia zasad wypłaty wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych.

W przypadku nawiązania stosunku pracy pracodawca ma obowiązek ewidencjonowania czasu pracy oraz wyliczenia wynagrodzenia za pracę w oparciu o rejestrację czasu pracy przepracowanego przez pracownika. Właściwie prowadzona ewidencja czasu pracy stanowi podstawę prawidłowego obliczenia wynagrodzenia za pracę. Przedmiotem ewidencji czasu pracy powinien być czas pracy mieszczący się zarówno w ustalonym przez pracodawcę rozkładzie czasu pracy, jak też wynikający z dodatkowych poleceń pracodawcy. Ewidencją powinna być także objęta praca w godzinach nadliczbowych, w niedziele i święta, w porze nocnej, w dodatkowych dniach wolnych od pracy, a także w ramach dyżurów. 

Przepisy prawa pracy nie zabraniają zawierania umów cywilnoprawnych z własnym pracodawcą jednak zakres wykonywanych obowiązków wynikających z umowy cywilnoprawnej powinien różnić się od zadań realizowanych w ramach umowy o pracę.
Praca na rzecz tego samego pracodawcy i wykonywanie tych samych obowiązków, poza umową o pracę, lecz na podstawie umowy cywilnoprawnej stanowi obejście przepisów regulujących stosunek pracy, a pracodawca może zostać ukarany karą grzywny. Praca w ramach umowy cywilnoprawnej w dalszym ciągu byłaby wykonywana w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę i pod jego kierownictwem.

Lidia Rubińska, Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO

Zapraszamy do zapoznania się z ofertą szkoleń z prawa pracy.

Dyrektywa PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz Ustawa o ochronie sygnalistów nakłada na pracodawców obowiązki związane z przeprowadzeniem procedury wdrożeniowej.

Procedura wdrożeniowa w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa jest dość skomplikowana i długotrwała. Ustawa reguluje ochronę osób, które dokonują zgłoszeń nieprawidłowości i naruszeń, o których uzyskały informacje w kontekście związanym z pracą. Przewiduje się możliwość zgłaszania nieprawidłowości trzema kanałami:

1. wewnętrznym (w ramach organizacji tj. przedsiębiorstwa) - założeniem regulacji jest, by zachęcać do składania zgłoszeń tymi kanałami, zanim zostaną skierowane do organów zewnętrznych, jeśli naruszeniu można skutecznie zaradzić wewnątrz organizacji, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych i w związku z tym należy opracować procedurę zgłoszeń i zaplanować kanały do notyfikacji.
2. zewnętrznym (do właściwego organu tj . RPO) lub
3. w drodze ujawnienia publicznego do mediów (w ostateczności, jeśli wcześniej dokonano zgłoszenia wewnętrznego lub zewnętrznego i nie zostały podjęte żadne działania).

Wiąże się to z nowymi obowiązkami pracodawców:

1. Utworzenie wewnętrznego kanału (mailowy, osobisty, telefoniczny etc) i opracowanie procedur zgłaszania naruszeń, przy wykorzystaniu których pracownicy będą mieli możliwość dokonywania zgłoszeń
2. Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za obsługę naruszeń;
3. Wprowadzenie procedury ochrony sygnalistów zgodnej z RODO, polityką antymobbingową w kontekście kodeksu etyki;
4. Prowadzenie rejestru zgłoszeń - dyrektywa jak i ustawa określa ogólne zasady jego prowadzenia.
5. Przeszkolenie wszystkich pracowników w kontekście praw i obowiązków sygnalisty
6. Opracowanie materiałów informacyjnych dotyczących funkcjonujących w jednostce kanałów zgłoszeń;

Należy zaznaczyć, iż zgłaszający naruszenie pracownicy oraz inne osoby w kontekście związanym z pracą - w tym np. zatrudnieni na podstawie umowy cywilnoprawnej, samozatrudnieni, wspólnicy, stażyści, wykonawcy, podwykonawcy, dostawcy, byli pracownicy, osoby w trakcie rekrutacji są objęci ochroną, w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów.

Niezwykle ważną kwestią, którą należy zaznaczyć jest aspekt edukacyjny i budowanie w pracownikach przekonania, że sygnalizowanie problemów gdy odbywa się etycznie wpływa na poprawę bezpieczeństwa funkcjonowania pracodawcy.

Ponadto warto przekonywać, że zgłoszenie wewnętrzne jest lepszym rozwiązaniem niż zgłoszenie zewnętrzne - zgłoszenie zewnętrzne zawsze wiąże się z ryzykiem wyciągnięcia konsekwencji przez właściwy organ. W związku z powyższym bardzo ważnym aspektem, niezbędnym do przeprowadzenia przez pracodawcę jest odpowiednie szkolenie pracowników.

Ponadto, w ramach pełnienia funkcji Osoby wyznaczonej do obsługi zgłoszeń osoba ta przejmuje obowiązki związane z obsługą zgłoszeń, które spoczywają na pracodawcy, m.in.:

1. Utworzenie wewnętrznego kanału komunikacji dla sygnalistów ( mail – najlepiej poza domeną Pracodawcy, bezpieczny telefon, zgłoszenie pisemne, spotkanie osobiste celem zgłoszenia etc.)
2. Opracowanie procedur zgłaszania naruszeń, przy wykorzystaniu których pracownicy będą mieli możliwość dokonywania zgłoszeń;
3. Wprowadzenie procedury ochrony sygnalistów zgodnej z RODO oraz polityką antymobbingową w kontekście kodeksu etyki;
4. Prowadzenie rejestru zgłoszeń;
5. Przeszkolenie wszystkich pracowników w kontekście praw i obowiązków sygnalisty;
6. Opracowanie materiałów informacyjnych dotyczących funkcjonujących w jednostce kanałów zgłoszeń.

Ważne, aby te wszystkie działania były przemyślane i kompleksowe nie tylko w zakresie bezpiecznych kanałów dokonywania zgłoszeń, ale również wzięcia pod uwagę aspektów istotnych w zakresie ochrony danych (poufność sygnalisty). W ten zakres należy włączyć odpowiedzialność za prawidłowość wdrożenia oraz stałą obsługę (opracowanie procedur, obsługa kanałów komunikacji, postępowania wyjaśniające, szkolenia Pracowników etc.)

Adrianna Głuchowska – ekspert z dziedziny finansów publicznych, RODO i prawa pracy.

Zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą szkoleń dla sygnalistów.

W przypadku drugiej umowy zlecenia może powstać zbieg tytułów do ubezpieczeń społecznych.

Zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym zostały uregulowane w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z art. 6 ust.1 pkt 4 wymienionej ustawy obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym podlegają osoby fizyczne, które na obszarze Polski są osobami wykonującymi pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia oraz z osobami z nimi współpracującymi, o ile nie są uczniami szkół ponadpodstawowych lub studentami do ukończenia 26 lat.

W przypadku gdy zleceniobiorca zawarł kolejną umowę zlecenia z podmiotem innym niż zleceniodawca powstaje zbieg tytułów podlegania ubezpieczeniom społecznym. W przypadku zbiegu tytułów do ubezpieczeń społecznych obowiązuje reguła, że zleceniobiorca podlega ubezpieczeniom społecznym z tej umowy zlecenia, która została zawarta najwcześniej. Oznacza to, że oskładkowany będzie przychód tylko z jednej umowy zlecenia – jednak nie zawsze tak może być.

W celu rozstrzygnięcia zbiegu tytułów do ubezpieczeń społecznych konieczne jest posiadanie wiedzy o wysokości przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, który zleceniobiorca faktycznie uzyska za dany miesiąc z poszczególnych umów zlecenia. Brak obowiązku opłacania składek emerytalno-rentowych z tytułu kolejnej umowy zlecenia istnieje w przypadku gdy z tytułu pierwszej umowy zlecenia podstawa wymiaru składek na ww. ubezpieczenia nie jest niższa niż minimalne wynagrodzenie za pracę, tj. od 1 stycznia 2024 r. kwota ta wynosi 4242 zł.

Wobec tego gdy podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w danym miesiącu z tytułu umowy zlecenia jest niższa niż kwota minimalnego wynagrodzenia to zleceniobiorca podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu również z drugiej umowy zlecenia. Zatem zakładając, że jeśli zleceniobiorca zawarł dwie umowy zlecenia z dwoma różnymi podmiotami ale podstawa wymiaru składek ubezpieczeniowych z żadnej z tych umów nie przekracza kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę to obydwie umowy zlecenia stanowią tytuł do ubezpieczeń emerytalno-rentowych.

Na podstawie art.9 ust.2 ww. ustawy zleceniobiorca może jednak dobrowolnie, na swój wniosek, być objęty ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi także z pozostałych, wszystkich lub wybranych, tytułów lub zmienić tytuł ubezpieczeń z zastrzeżeniem ust. 2c i 7.

Wskazać należy, że zleceniobiorca objęty obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowym może dobrowolnie na swój wniosek zostać objęty ubezpieczeniem chorobowym, natomiast ubezpieczenie wypadkowe jest obowiązkowe.

Lidia Rubińska, Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO

Zapraszamy do zapoznania się z ofertą szkoleń z ubezpieczeń społecznych.

Przejęcie pracowników bez zadań i majątku firmy jest pozornym outsourcingiem pracowniczym.

Zgodnie z art. 231 1 i § 2 kodeksu pracy w razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy. 
Za zobowiązania wynikające ze stosunku pracy, powstałe przed przejściem części zakładu pracy na innego pracodawcę, dotychczasowy i nowy pracodawca odpowiadają solidarnie.

W przypadku przekształcania podmiotów gospodarczych, w tym połączenia spółek zastosowanie mogą mieć m.in. przepisy kodeksu spółek handlowych (k.s.h.). W rozumieniu art. 494 § 1 k.s.h. w wyniku połączenia spółka przejmująca albo spółka nowo zawiązana wstępuje z dniem połączenia we wszystkie prawa i obowiązki spółki przejmowanej albo spółek łączących się przez zawiązanie nowej spółki.

Przejście praw i obowiązków następuje z mocy samego prawa, a spółka przejmująca staje się następcą spółki przejmowanej. Z chwilą połączenia przez przejęcie dochodzi do zmiany pracodawcy w zakresie umów pracowniczych. Spółka przejmująca staje się więc stroną stosunku pracy dla przejętych pracowników. Nowym pracodawcą będzie z mocy prawa spółka przejmująca w stosunku do pracowników spółki przejmowanej.

Wobec tego spółka, która przejęła pracowników jako nowy pracodawca powinna z dniem połączenia zgłosić do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego przejętych pracowników, a spółka, która oddaje pracowników do nowego zakładu powinna wyrejestrować z ubezpieczeń społecznych i z ubezpieczenia zdrowotnego wszystkich pracowników, których przenosi, ponieważ nie jest już wobec nich płatnikiem składek.

Spółka, przejmowana (oddająca) wszystkich pracowników nie jest już pracodawcą więc powinna także wyrejestrować się z ZUS jako płatnik składek, ponieważ z dniem połączenia przestaje być płatnikiem składek wobec dotychczasowych pracowników.

Przejęcie zakładu pracy lub jego części musi polegać na formalnym nabyciu przedsiębiorstwa lub jego części. Zasadniczą przesłanką zastosowania art. 231 kodeksu pracy jest faktyczne przejęcie władztwa nad zakładem pracy przez nowy podmiot, który staje się pracodawcą. Przejęcie samych pracowników bez kontynuacji prowadzenia działalności gospodarczej przez nowy podmiot będzie nieskuteczne i nie będzie stanowiło przejęcia zakładu pracy.

Wyrok Sądu Apelacyjnego w Lublinie z dnia 30.06 2021 r., sygn. III AUa 378/21 potwierdza, że „nie może być mowy o przejęciu zakładu pracy lub jego części na podstawie art. 231 § 1 k.p. w sytuacji, gdy zawarta umowa dotyczy wyłącznie przejęcia pracowników, a nie kontynuacji prowadzonej przez stronę działalności przed dokonanym przejęciem, nie obejmuje przejęcia składników majątkowych, a przedmiotem działalności przejmującego ma być wyłącznie wynajem pracowników przejętych na mocy porozumienia o przejęciu.”

Lidia Rubińska, Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO

Zapraszamy do zapoznania się z ofertą szkoleń z ubezpieczeń społecznych.

Nowe przepisy mają ograniczyć zamykanie działalności i zmniejszyć koszty zatrudnienia.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zapowiada zmiany przepisów dla pracodawców.

Jedną z nich jest planowana zmiana wypłaty zasiłku chorobowego. ZUS przejmie ten obowiązek już od pierwszego dnia choroby pracownika.

Obecnie wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy przysługuje pracownikowi przez 33 dni w trakcie roku kalendarzowego lub 14 dni w przypadku osób, które ukończyły 50 lat. Oznacza to, że za ten okres pracodawca ponosi koszty pobytu pracownika na zwolnieniu lekarskim.

Ministerstwo planuje nowelizację przepisów dotyczących zasad wypłacania zasiłku chorobowego. Zgodnie z zapowiedzią od 2025 roku ZUS będzie wypłacał zasiłek chorobowy już od pierwszego dnia przebywania pracownika na zwolnieniu lekarskim. W konsekwencji zmiana ta pozwoli zaoszczędzić pracodawcom koszty zatrudnienia. Aktualnie 80 proc. kosztów wynagrodzenia pracownika, który jest nieobecny z powodu choroby obciąża pracodawcę, a po zmianie przepisów obciążenie to przejmie ZUS.

Kolejna proponowana zmiana dotyczy uregulowania przepisów dotyczących stażu pracy. Resort pracy planuje aby do stażu pracy wliczało się świadczenie pracy na podstawie umów cywilnoprawnych oraz prowadzenie firmy w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej.

Kodeks pracy nie definiuje pojęcia stażu pracy, jednak praktyka pokazała, że za staż pracy uznaje się łączną długość okresów zatrudnienia, które mają znaczenie do nabycia uprawnień pracowniczych. W aktualnym stanie prawnym najczęściej do stażu pracy wlicza się zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, powołania, mianowania a także w niektórych przypadkach okresy pobierania nauki.

Obecnie okresów pracy na podstawie umów cywilnoprawnych, w tym także na podstawie umowy zlecenia nie wlicza się do pracowniczego stażu pracy. Nie ma znaczenia czy umowa zlecenia jest oskładkowania czy też nie, ponieważ decyduje podstawa prawna zatrudnienia.

W wykazie prac legislacyjnych (druk UA1) pojawił się również projekt Ministerstwa Rozwoju i Technologii dotyczący nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Projekt zakłada dla przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą możliwość wprowadzenia tzw. wakacji składkowych.

Projektowana preferencja ma polegać na czasowym nieopłacaniu w ciągu roku obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne oraz nieopłacaniu składek na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy. Według założeń okres wakacji składkowych początkowo miał wynosić 3 miesiące w danym roku, aktualnie jednak projekt zakłada skrócenie tego okresu do jednego miesiąca w danym roku kalendarzowym.

Wakacje składkowe mają dotyczyć wszystkich jednoosobowych przedsiębiorców, niezależnie od wybranej formy opodatkowania i mają opierać się na zasadzie dobrowolności. Projekt jest na etapie opiniowania przez związki zawodowe. Zmiany przepisów w tym zakresie mają obowiązywać jeszcze w tym roku.

Lidia Rubińska, Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO

Zwolnienie z podatku przysługuje gdy pracownik faktycznie przebywa w podróży służbowej.

Z art. 21ust.1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT wynika, że wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w rozporządzeniu w sprawie ustalania należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej. Nadwyżka ponad kwotę zwolnioną z podatku jest opodatkowana jako przychód ze stosunku pracy.

Przepisy podatkowe nie zawierają definicji podróży służbowej. Wobec tego w tym celu należy się posłużyć kodeksem pracy. Zgodnie z art.  775 § 1 kodeksu pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Obecnie popularna stała się praca zdalna. Wobec tego niektórzy pracodawcy mają wątpliwość czy zwrot wydatków związanych z podróżą służbową dla pracownika pracującego wyłącznie zdalnie, którego miejscem wykonywania pracy jest miejsce zamieszkania będzie zwolniony z podatku dochodowego od osób fizycznych?

Organy skarbowe akceptują pogląd, że podróżą służbową jest taki wyjazd pracownika, który odbywa się na polecenie pracodawcy i jest m.in. związany ze świadczeniem pracy poza stałym miejscem pracy pracownika. Zatem, jeżeli pracownik zdalny otrzyma polecenie służbowe wyjazdu poza miejsce wykonywania pracy, a więc poza swoje miejsce zamieszkania to taki wyjazd stanowi podróż służbową.

Wobec tego wypłacane pracownikowi należności za czas podróży służbowej stanowią dla niego przychód ze stosunku pracy jednak przychód ten jest zwolniony z podatku dochodowego do wysokości limitu o którym mowa w art. 21 ust.1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w piśmie z dnia 22 grudnia 2023 r., sygn. 0114-KDIP3-2.4011.908.2023.1.JK3 wskazuje, że „w związku z odbywaniem przez pracownika podróży służbowych wypłacane pracownikowi należności z tytułu podróży służbowej stanowią dla niego przychód, o którym mowa w art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jednakże podlegający zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a tej ustawy. Przy czym korzystają one z przedmiotowego zwolnienia wyłącznie do wysokości ustalonej w powołanym wyżej rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. Nadwyżka podlegać będzie opodatkowaniu, jako przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w powołanym art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.”

Lidia Rubińska, konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO

Do okresu pracy od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego wlicza się okres nauki.

W rozumieniu art.155 §1 oraz §2 kodeksu pracy przy ustalaniu wymiaru urlopu wypoczynkowego uwzględnia się okres z tytułu ukończenia:-

• zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej - przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata,
• średniej szkoły zawodowej - przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat,
• średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych - 5 lat,
• średniej szkoły ogólnokształcącej - 4 lata,
• szkoły policealnej - 6 lat,
• szkoły wyższej - 8 lat.

Okresy nauki nie podlegają sumowaniu. Jeżeli jednocześnie pracownik w okresie zatrudnienia pobierał naukę to do okresu pracy od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego wlicza się albo okres nauki albo okres zatrudnienia w zależności co jest korzystniejsze dla pracownika.

Regulacja art.154 § 1 pkt 2 kodeksu pracy wskazuje, że wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi 26 dni jeśli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat. W konsekwencji pracownik nabywa prawo do urlopu uzupełniającego, w dniu w którym osiągnął staż urlopowy wynoszący 10 lat.

Na podstawie art.158 kodeksu pracy pracownikowi, który wykorzystał urlop za dany rok kalendarzowy, a następnie uzyskał w ciągu tego roku prawo do urlopu w wyższym wymiarze, przysługuje urlop uzupełniający. Według art. 168 kodeksu pracy urlopu niewykorzystanego zgodnie z planem urlopów należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.
Jeśli więc pracownik z wyższym wykształceniem zatrudniony na czas nieokreślony nabędzie prawo do urlopu uzupełniającego w wymiarze 6 dni, w dniu 31 grudnia 2023 r w związku z uzyskaniem 10 letniego stażu pracy to prawo do tego urlopu przysługuje mu ostatniego dnia okresu uprawniającego do urlopu w niższym wymiarze, a więc w dniu 31 grudnia 2023r.
Zatem jeżeli pracownik uzyska prawo do urlopu uzupełniającego w ostatnim dniu roku kalendarzowego to w praktyce nie będzie możliwe udzielenie tej części urlopu uzupełniającego w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. Jednak na mocy przepisów kodeksu pracy ostatecznie urlop ten może być wykorzystany najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego, nie dotyczy to jednak urlopu na żądanie. Ponadto z dniem 1 stycznia 2024r. pracownik uzyska prawo do nowego urlopu wypoczynkowego już w wymiarze 26 dni.

Na podstawie art.153 § 1 oraz § 2 pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym. Z powołanego przepisu wynika zasada, że prawo do urlopu w ułamkowym wymiarze powstaje z upływem każdego miesiąca pracy do końca roku kalendarzowego, w którym pracownik rozpoczął pierwszą pracę. Wymiar pierwszego urlopu stanowi ułamek 1/12 z wymiaru przysługującego pracownikowi po przepracowaniu roku.

Lidia Rubińska, Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO

Nieodpłatne dostarczanie owoców i warzyw pracownikom wpływa na zwiększenie zysków firmy oraz zadowolenie personelu.

Od pewnego czasu problemem firm są koszty uzyskania przychodów z tytułu zakupu owoców i warzyw własnym pracownikom i współpracownikom. Podmioty gospodarcze nawiązują współpracę z podwładnymi nie tylko na podstawie stosunku pracy ale również na podstawie umów cywilnoprawnych, m.in. umowy zlecenia, umowy o dzieło oraz umów o współpracę B2B. Owoce i warzywa zamawiane są z dostawą do biura, rozliczenia z dostawcami odbywają się zwykle na podstawie faktur, a zapłata następuje ze środków obrotowych firmy.

Firmy mają wątpliwość czy wydatki na zakup firmowych owoców i warzyw nie są wydatkami na reprezentację. Wobec tego możliwość zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów jest częstym przedmiotem wniosków o interpretacje indywidualne w tym zakresie.

Organy skarbowe akceptują pogląd, że okresowe dostawy owoców i warzyw pracownikom i współpracownikom stało się rynkowym standardem. Dbając o komfort pracy pracowników i współpracowników firmy dążą do polepszenia własnego wizerunku, zapewnienia zdrowego i przyjaznego środowiska pracy oraz zwiększenia atrakcyjności w celu przyciągania nowych pracowników.

W ocenie organów skarbowych nieodpłatne dostarczanie owoców i warzyw z przeznaczeniem dla pracowników i współpracowników nie stanowi wydatków na reprezentację. Wydatki reprezentacyjne są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. W rozumieniu art.16 ust.1 pkt 28 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Reprezentacja to wykreowanie pozytywnego wizerunku firmy wobec przyszłych lub istniejących kontrahentów, działania reprezentacyjne to działania, które są skierowane do podmiotów zewnętrznych i nie obejmują działań podejmowanych wobec własnych pracowników i współpracowników.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z dnia 27 października 2023 r., sygn. 0114-KDIP2-2.4010.465.2023.1.KW wskazał, że „koszty związane z nieodpłatnym dostarczaniem pracownikom i współpracownikom owoców i warzyw do biur spełnia przesłanki wynikające z art. 15 ust.1 ustawy o CIT, gdyż są one ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, a jednocześnie nie mieszczą się w żadnej kategorii wydatków nie stanowiących kosztów podatkowych, wskazanych w art.16 ust.1 ustawy o CIT i tym samym mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów”.

Lidia Rubińska, Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO