W grudniu 2018 r. nagrodę roczną otrzymał pracownik, z którym stosunek pracy rozwiązaliśmy z końcem sierpnia tego roku. Czy powinniśmy od niej naliczyć składki, a jeśli tak, to jak je wykazać w dokumentach ubezpieczeniowych?

Tak. Nagroda ta powinna być oskładkowana na ogólnych zasadach i wykazana w imiennym raporcie ZUS RCA z odpowiednim kodem tytułu ubezpieczenia składanym za miesiąc, w którym nastąpiła jej wypłata.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w przypadku pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany z tytułu pozostawania w stosunku pracy. W podstawie tej nie uwzględniamy świadczeń chorobowych oraz dochodów wyszczególnionych w rozporządzeniu składkowym. Podobnie ustalana jest podstawa składki zdrowotnej, przy czym w tym przypadku z oskładkowania nie ulega wyłączeniu wynagrodzenie chorobowe, a sama podstawa pomniejszana jest o kwotę składek na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków pracownika – łącznie jest to 13,71%.

Nagrody dla pracownika zwolnione z oskładkowania

Rozporządzenie składkowe wymienia następujące rodzaje nagród, których nie należy uwzględniać w podstawie wymiaru składek:

• nagrody jubileuszowe (gratyfikacje), które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat,
• nagrody za wynalazczość,
• nagrody za prace badawcze i wdrożeniowe,
• nagrody Ministra Gospodarki za szczególne osiągnięcia w eksporcie,
• nagrody za wyniki sportowe, wypłacane przez kluby sportowe i polskie związki sportowe, oraz za wybitne osiągnięcia sportowe lub wybitne osiągnięcia w pracy zawodowej w dziedzinie kultury fizycznej, wypłacane ze środków budżetowych.

Nagroda roczna

Nagroda roczna, o której mowa w pytaniu, niewątpliwie należy do przychodu osiąganego ze stosunku pracy i jako niewymieniona w rozporządzeniu składkowym powinna zostać oskładkowana na ogólnych zasadach. Pracodawca powinien od niej potrącić składki na wszystkie rodzaje ubezpieczeń w miesiącu, w którym nastąpiła jej wypłata, czyli w grudniu 2018 r. Fakt, że dana osoba nie jest już pracownikiem, nie zwalnia z tego obowiązku, ponieważ jest to należność przysługująca za okres, w którym pozostawała ona w stosunku pracy.

Potrącone składki płatnicy wykazują w imiennych raportach miesięcznych ZUS RCA składanych za miesiąc, w którym nastąpiła wypłata podlegająca oskładkowaniu. W opisanej sytuacji stosunek pracy z tą osoba uległ rozwiązaniu z końcem sierpnia 2017 r., a nagrodę wypłacono w grudniu 2018 r. W raporcie za ten miesiąc trzeba więc ją wykazać z kodem tytułu ubezpieczenia 30 00 XX, ponieważ oznacza on osobę, za którą należy rozliczyć i opłacić składki lub należne świadczenia w dokumentach rozliczeniowych składanych nie wcześniej niż za następny miesiąc, po ustaniu tytułu do ubezpieczeń. Zauważmy, że w opisanej sytuacji nie ma potrzeby zgłaszania byłego pracownika do ubezpieczeń w miesiącu wypłaty, wystarczy złożenie raportu ZUS RCA ze wspomnianym kodem.

Podstawa prawna:

• art. 4 pkt 9, art. 18, art. 20 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r. poz. 1778 ze zm.),
• art. 81 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r. poz. 1510),
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r. poz. 1949),
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r. poz. 804).

Bogdan Majkowski
specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych

Zastanawiasz się, jak prawidłowo przygotować dokumentację ubezpieczeniową?
Skorzystaj z praktycznych wskazówek dot. rozliczeń z ZUS, zawartych w Ubezpieczeniach społecznych w praktyce i prowadź dokumentację ZUS w 100% poprawnie!
www.ubezpieczeniaspoleczne.wip.pl