Praca zdalna a ekwiwalent za używanie prywatnych sprzętów pracownika do celów służbowych

Z związku z panującym obecnie stanem epidemii, nasi pracownicy pracują zdalnie. Wykorzystują w celach służbowych własny sprzęt, głównie komputery i telefony komórkowe, ale też m.in. materiały biurowe. Za korzystanie z własnego sprzętu otrzymają ekwiwalent pieniężny. Jakie są warunki skorzystania ze zwolnienia od podatku dochodowego? Czy taki ekwiwalent jest kosztem uzyskania przychodów dla pracodawcy?

 

Odpowiedź: Wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. Wartość takiego ekwiwalentu jest kosztem podatkowym dla pracodawcy.

 

Zdaniem fiskusa zwrot kosztów poniesionych przez pracownika ze wskazanego wyżej tytułu ma zastosowanie po spełnieniu łącznie kilku warunków:

  • ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu;
  • kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, to znaczy musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania;
  • narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika;
  • narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

 

Ekwiwalent nie zawsze będzie oznaczał zwrot faktycznie poniesionych wydatków przez pracownika. Jako kwotę ekwiwalentu można przyjąć z góry określoną sumę, która spełni przesłanki warunkujące uznanie jej za ekwiwalent.

 

Jeżeli warunki te będą spełnione, pracodawca będzie mógł zastosować to zwolnienie, czyli nie będzie musiał potrącać zaliczki na podatek dochodowy od tego świadczenia. Ponadto, zastosowanie znajdzie tu także zwolnienie z oskładkowania. Z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wyłączono bowiem ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika (§ 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia składkowego).

 

Podstawa prawna

  • Art. 21 ust. 1 pkt 13, art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2019 r. poz. 1387 ze zm.).
  • Art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2019 r. poz. 865 ze zm.).
  • -§ 2 ust. 1 pkt rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r. poz. 1949).

 

Sławomir Liżewski, prawnik, specjalista w zakresie prawa gospodarczego

 

Znajdź praktyczne rozwiązania z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń społecznych oraz podatków pomocne w prawidłowym rozliczaniu płac i naliczaniu wynagrodzeń w 2020 r.
www.placewfirmie.pl

 

Polecamy najbliższe szkolenia online

 

Temat szkolenia Termin szkolenia Miejsce szkolenia
VSM – mapowanie strumienia wartości. Elearning 2021.10.05 - 2022.12.30 e-learning
Organizacja stanowiska pracy. ELEARNING 2021.10.07 - 2022.12.30 e-learning
TPM – Total Productive Maintenance. ELEARNING 2021.10.12 - 2022.12.30 e-learning
KURS SPECJALISTA W ZAKRESIE CEN TRANSFEROWYCH 2021/2022 Dokumentacja, analiza porównawcza, TPR, planowane zmiany na 2022 r. Transmisja online. 2021.10.13 - 2021.10.26 Transmisja ONLINE
Standaryzacja pracy. Elearning 2021.10.14 - 2022.12.31 e-learning
SMED – skracanie czasów przezbrojeń. ELEARNING 2021.10.15 - 2022.12.30 e-learning
Just in Time & KANBAN. ELEARNING 2021.10.19 - 2022.12.30 e-learning
Czas pracy od podstaw. Prawidłowe planowanie, rozliczanie i dokumentowanie czasu pracy w 2021 r. Praca zdalna oraz inne elastyczne regulacje czasu pracy – rozwiązania antykryzysowe. 2021.10.20 - 2021.10.21 Transmisja ONLINE
Obowiązki płatnika związane z opłacaniem składek i wypłatą zasiłków w 2021 r. z uwzględnieniem najnowszych zmian 2021.10.21 - 2021.10.21 Transmisja ONLINE
TQM – Total Quality Management. ELEARNING 2021.10.21 - 2022.12.30 e-learning
CIT od podstaw, czyli zrozumieć podatek dochodowy (z uwzględnieniem wybranych zmian 2022). Transmisja online. 2021.10.21 - 2021.10.22 Transmisja ONLINE
Płace w ujęciu praktycznym 2021.10.21 - 2021.10.21 Transmisja ONLINE
Certyfikowany specjalista do spraw controllingu - kurs z egzaminem potwierdzającym posiadanie kwalifikacji zawodowych. Transmisja online. 2021.10.21 - 2021.10.29 Transmisja ONLINE
UPORZĄDKOWANIE I UJEDNOLICENIE KSIĘGOWOŚCI BUDŻETOWEJ SZKÓŁ, PRZEDSZKOLI I PLACÓWEK Z UWZGLĘDNIENIEM SPECYFIKI ROZLICZEŃ VAT I ZMIAN W KLASYFIKACJI BUDŻETOWEJ 2021.10.21 - 2021.10.21 Transmisja ONLINE
Dochody i wydatki jednostek budżetowych – praktyczne aspekty realizacji 2021.10.21 - 2021.10.21 Transmisja ONLINE
Strony 12345wszystkich 102

 

Newsletter