Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

Mam pracownika, który został zatrudniony w 4 października 2012 r. i który zakończy swoją pracę z datą 30.09.2020 r. Nie było za niego złożonego ZUS RIA, więc okres przechowywania danych wynosi 50 lat. Czy ten okres upłynie z dniem 31.12.2070 r., a możliwość odbioru dokumentów 31.01.2071 r.?

 

Pracodawca nie musi załączać do świadectwa pracy informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej.

 

Zgodnie z art. 946 Kodeksu pracy (obowiązującym od 1 stycznia 2019 r.), w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

 

  • okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
  • możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
  • zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania.

 

Przepisu art. 946 kp nie stosuje się do stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r. Oznacza to, że obowiązek informowania pracowników o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości jej odbioru oraz zniszczeniu dokumentacji w przypadku jej nieodebrania ma zastosowanie wyłącznie wobec pracowników zatrudnionych począwszy od 1 stycznia 2019 r. tj. tych, których okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

 

W przypadku, o którym mowa w pytaniu, pracodawca nie musi więc załączać do świadectwa pracy informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej.

 

Ważne: Należy dodać, że okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczącej stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r. wynosi 50 lat (licząc od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy). Przy czym jeżeli pracownik został zatrudniony pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., okres przechowywania dokumentacji pracowniczej może ulec skróceniu do 10 lat, w przypadku złożenia przez pracodawcę raportu informacyjnego do ZUS.

 

Podstawa prawna:

  • art. 946 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2020 r. poz. 1320).

 

Katarzyna Pietruszyńska-Jarosz, specjalista w zakresie prawa pracy

 

Znajdź praktyczne rozwiązania z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń społecznych oraz podatków pomocne w prawidłowym rozliczaniu płac i naliczaniu wynagrodzeń w 2020 r.
www.placewfirmie.pl

 

Polecamy najbliższe szkolenia online z prawa pracy

 

Temat szkolenia Termin szkolenia Miejsce szkolenia
Zatrudnianie cudzoziemców – legalizacja pracy, podatki i ubezpieczenia w 2021r - Transmisja on-line 2021.03.09 - 2021.03.10 Transmisja ONLINE
Delegowanie pracowników do krajów UE – zmiany po 30 lipca 2020r. 2021.03.16 - 2021.03.16 Transmisja ONLINE
Korygowanie list płac i dokumentacji rozliczeniowej do ZUS 2021.03.17 - 2021.03.17 Transmisja ONLINE
Ustalanie podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w praktyce 2021.03.17 - 2021.03.17 Transmisja ONLINE
Kompendium zmian w kadrach i płacach 2021.03.18 - 2021.03.19 Transmisja ONLINE
PPK w biurze rachunkowym - 2 godz. - webinarium 2021.03.18 - 2021.03.18 Transmisja ONLINE
EMERYTURY I RENTY w 2021r 2021.03.19 - 2021.03.19 Transmisja ONLINE
PPK NA LIŚCIE PŁAC – uczestnictwo i naliczanie wpłat do PPK w praktyce - Transmisja on-line 2021.03.19 - 2021.03.19 Transmisja ONLINE
Zmiany w umowach cywilnoprawnych od 2021r. – zgłaszanie umów o dzieło do ZUS – transmisja on-line 2021.03.22 - 2021.03.22 Transmisja ONLINE
Wynagrodzenia w praktyce 2021r. Najważniejsze zmiany w rozliczaniu wynagrodzeń 2021.03.22 - 2021.03.22 Transmisja ONLINE
ZFŚS - praktyczne gospodarowanie środkami w 2021r. 2021.04.13 - 2021.04.13 Transmisja ONLINE
Lista płac od podstaw – szkolenie dla początkujących 2021.04.14 - 2021.04.15 Transmisja ONLINE
Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce w ujęciu podatkowym oraz w zakresie ubezpieczeń społecznych w 2021r. 2021.04.15 - 2021.04.15 Transmisja ONLINE
PPK NA LIŚCIE PŁAC – uczestnictwo i naliczanie wpłat do PPK w praktyce - Transmisja on-line 2021.04.19 - 2021.04.19 Transmisja ONLINE
Praktyczne rozliczanie składników wynagrodzeń na listach płac 2021.04.22 - 2021.04.22 Transmisja ONLINE
Strony 12wszystkich 16

Newsletter