Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

Mam pracownika, który został zatrudniony w 4 października 2012 r. i który zakończy swoją pracę z datą 30.09.2020 r. Nie było za niego złożonego ZUS RIA, więc okres przechowywania danych wynosi 50 lat. Czy ten okres upłynie z dniem 31.12.2070 r., a możliwość odbioru dokumentów 31.01.2071 r.?

 

Pracodawca nie musi załączać do świadectwa pracy informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej.

 

Zgodnie z art. 946 Kodeksu pracy (obowiązującym od 1 stycznia 2019 r.), w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

 

  • okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
  • możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
  • zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania.

 

Przepisu art. 946 kp nie stosuje się do stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r. Oznacza to, że obowiązek informowania pracowników o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości jej odbioru oraz zniszczeniu dokumentacji w przypadku jej nieodebrania ma zastosowanie wyłącznie wobec pracowników zatrudnionych począwszy od 1 stycznia 2019 r. tj. tych, których okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

 

W przypadku, o którym mowa w pytaniu, pracodawca nie musi więc załączać do świadectwa pracy informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej.

 

Ważne: Należy dodać, że okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczącej stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r. wynosi 50 lat (licząc od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy). Przy czym jeżeli pracownik został zatrudniony pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., okres przechowywania dokumentacji pracowniczej może ulec skróceniu do 10 lat, w przypadku złożenia przez pracodawcę raportu informacyjnego do ZUS.

 

Podstawa prawna:

  • art. 946 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2020 r. poz. 1320).

 

Katarzyna Pietruszyńska-Jarosz, specjalista w zakresie prawa pracy

 

Znajdź praktyczne rozwiązania z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń społecznych oraz podatków pomocne w prawidłowym rozliczaniu płac i naliczaniu wynagrodzeń w 2020 r.
www.placewfirmie.pl

 

Polecamy najbliższe szkolenia online z prawa pracy

 

Temat szkolenia Termin szkolenia Miejsce szkolenia
TRANSMISJA ON-LINE: Lista Płac w 2020 r. – po zmianach w przepisach podatkowe rozliczanie wpłat na PPK, przeliczanie świadczeń chorobowych Tarcza Antykryzysowa, potrącenia z wynagrodzeń i zasiłków 2020.11.30 - 2020.11.30 Transmisja ONLINE
TRANSMISJA ON-LINE: Potrącenia z wynagrodzeń, zasiłków finansowanych z ZUS oraz umów cywilnoprawnych 2020.12.09 - 2020.12.09 Transmisja ONLINE
Korekty list płac i dokumentów rozliczeniowych w 2020r - aspekty praktyczne 2020.12.15 - 2020.12.15 Transmisja ONLINE

Newsletter